KI 0472 Hvordan holde digitale møter med Zoom
Før du begynner er det lurt å sjekke at:
Alle deltakerne bør ha Zoom-programmet installert. Se veiledningen KI 0457 - "Jeg skal bruke Zoom for første gang".Dersom det er problemer med installasjon, kan deltakere delta gjennom en vanlig nettleser, men dette gir dårligere funksjonalitet enn Zoom-programmet.
Kalle inn til Zoom-møte
Du kan kalle inn til zoom-møte på to måter, i tillegg til å kalle inn til videoseminar gjennom Mitt UiB. Hvis det er undervisning i et undervisningsemne, skal du kalle inn til et videoseminar i Mitt UiB.Kalle inn fra Outlook
Hvis du har e-post og kalender i Outlook/Exchange anbefaler vi denne framgangsmåten:Klikk på Lag en ny innkalling > Velg å kalle inn til Zoom-møte > Velg tidspunkt og deltakere som til et vanlig møte > Send invitasjonen som vanlig.
Lenken til møtet settes automatisk inn i innkallingen. Du kan redigere innstillinger for møtet, bl.a. for sikkerhet. Hvis du velger do not show this again nederst, vil disse innstillingene bli bevart for dine framtidige møter. Om du vil invitere en større gruppe inn i møtet, trenger du ikke å invitere hver og en. Du kan sende dem delingslenken som du finner i møteinnkallingen, enten fra Zoom eller fra Outlook.
Kalle inn fra Zoom-programmet
Hvis du ikke ennå har e-post og kalender i Outlook/Exchange, kan du også lage og sende innkallingen fra Zoom-programmet.Klikk på "+"-symbolet over møtelisten > velg alternativet Schedule meeting
Her får du opp boksen "Schedule Meeting" hvor du velger overskrift og tidspunkt for møtet. Her kan du også redigere innstillinger for møtet, bl.a. for sikkerhet. Du velger også hvilken kalender du eventuelt vil knytte møtet til. Hvis du ikke har noen kalender, velger du Other Calendar for å få en generisk innkalling som kan sendes som e-post til deltakerne.
Når du er ferdig med dette, klikker du på Schedule nederst til høyre. Du får nå opp en tekst som du kan kopiere og sende på e-post til alle deltakerne, uavhengig av hvilken e-post og kalender de bruker (du kan også velge "Open with default calendar (.ics)" hvis du vil ha en kalenderfil). Du kan nå sende teksten fra møteinnkallingen til de du vil kalle inn.
Innstillinger for Zoom-møte
Du kan ha flere forskjellige innstillinger på zoom-møtet ditt.Møtepassord ("Require meeting password") er obligatorisk på UiB av sikkerhetsgrunner. Se ellers innstillingene som er markert i bildet under:
Gjennomføre Zoom-møtet
- Klikk på lenken til møtet (Join URL) for å gå inn i møtet. Møtet starter når administratoren går inn i møtet (eller første deltaker om du har valgt "Enable join before host" i møteinnstillingene).
- Administrator av møtet må slippe inn deltakere som kommer inn i møtets venterom:
- Deltakere bør ved oppstart informeres om noen kjøreregler, spesielt at de demper (muter) sine mikrofoner for å unngå støy på linjen, og at spørsmål kan stilles i møtets chat.
- Under møtet bør møteleder (administrator som har kalt inn til møtet) følge med i Zoom.
- Administrator av møtet kan gi andre tilgang til å dele sin skjerm om ønskelig (f.eks. for en presentasjon).
- Det vil være nyttig å ha chat-vinduet åpent, slik at man kan se om det kommer inn spørsmål osv.
Strømming og opptak av Zoom-møter
Opptak
Zoom-møter kan tas opp ved å krysse av for Automatically record meeting on the local computer i møteinnstillingene. Du kan også trykke på record knappen i selve møtet. Husk å informere deltakerne om at møtet blir tatt opp. Dersom opptaket skal publiseres på noen måte, må deltakerne samtykke til dette.
Strømming
Zoom har innebygd funksjon for å strømme møter direkte på Facebook eller YouTube. Du må ha tilgang til en kanal på disse plattformene som er lagt til rette for live-strømming. UiBs offisielle kanaler er det KA som styrer. Du må derfor avtale med KA i god tid hvs du ønsker å strømme til UiBs kanal på YouTube. Det er viktig at dette bestiller og settes opp, samt at strømmingen prøves ut før møtet!Klikk på "More" > Velg Live on Facebook eller Live on Youtube fra menyen.
NB: Dersom du får feilmelding når du forsøker å strømme til Facebook eller YouTube, er trolig årsaken til at brukeren din er satt til en "On-Prem"-lisens. Ta kontakt med IT-avdelingen for å få endret denne til en "Licensed"-type lisens.
MERK: En slik lisens benytter Zoom sine egne servere i Frankfurt for hosting av møter i stedet for Uninett sine servere i Norge.
Det er en lisenstype Uninett/UiB har fått lov til å bruke i mindre omfang i tilfelle det er spesielle behov for streaming.
Vær oppmerksom på at streaming av møter kan være i strid med GDPR-regler da møteinnhold kan gå utenfor EU.
Vi antar dette er forstått om man tenker å benytte tjenester som YouTube eller Facebook.
Se ellers veiledning på Streaming a Meeting or Webinar on Facebook Live og Streaming a Meeting or Webinar on YouTube Live.