UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 2522 Pass på at interne mottakere faktisk er interne

(oppdatert )
Det er lett å velge feil mellom intern og ekstern mottaker i Elements. Regelen er:
  • Ikon med rød/burgunder bakgrunn = intern mottaker
  • Ikon med blå bakgrunn = ekstern mottaker
Når du skal legge til en intern mottaker i Elements, vær oppmerksom på at du velger en mottaker med ikon med rød/burgunder bakgrunn. Det gjelder både når du vil legge til en administrativ enhet og når du vil legge til en bestemt person. Dersom du velger en bruker som har ikon med blå bakgrunn, betyr det at dette blir registrert som en ekstern mottaker, og den administrative enheten/personen i Elements vil ikke motta brevet.

Det er bare på utgående brev at det er mulig å velge feil type mottaker, og det er fordi kopimottakere da kan være både interne og eksterne. Interne notat blir alltid sendt internt i Elements, og derfor vil du bare få opp interne mottakere her.

Det er dessverre ikke mulig å fjerne disse eksterne mottakerne fra listen, da alle brukere og administrative enheter må ligge i det interne kontaktregisteret.

Intern mottaker: administrativ enhet
Ikke la deg lure av at stedkoden vises på den eksterne mottakeren! På bildet under har den første mottakeren et ikon med rød/burgunder bakgrunn og er dermed den riktige. Det skal kun stå navnet til den administrative enheten og ikke stedkoden (men du kan likevel søke opp en enhet ved å skrive inn stedkoden i søkefeltet).

Liste med administrative enheter, der én av dem har ikon med rød/burgunder bakgrunn.

Intern mottaker: person
Personer skal ha stedkoden i parantes etter navnet (du kan også søke opp en person ved å skrive inn initialene til vedkommende).

Liste med personer, der én av dem har ikon med rød/burgunder bakgrunn.
Sjekke om det er intern eller ekstern mottaker uten å redigere journalposten
Når du ser på detaljene til en journalpost uten å først klikke på Rediger, vises ikke disse blå eller røde ikonene. Men du kan likevel se forskjell på interne og eksterne mottakere.
  • Interne mottakere har enten et personikon eller husikon (avhengig av om det gjelder en person eller en enhet) og grå bakgrunn.
  • Eksterne mottakere har ingen ikon og hvit bakgrunn.
Så i eksempelet under er Kari Nordmann og økonomiavdelingen interne mottakere mens Jens Jensen og Oline Olsen er eksterne.



Gå tilbake til forsiden for kunnskapsbasen ved å følge denne lenken: KI 0014