KI 2522 Pass på at interne mottakere faktisk er interne

Det er lett å velge feil mellom intern og ekstern mottaker i Elements. Regelen er:

Ikon med rød/burgunder bakgrunn = intern mottaker
Ikon med blå bakgrunn = ekstern mottaker

Dette gjelder kun når du legger til interne mottakere på kopi på brev. Notat blir alltid sendt internt i Elements, og derfor vil du bare få opp interne mottakere når du søker. Kopimottakere på brev, derimot, kan være både interne og eksterne.

Gå tilbake til forsiden for kunnskapsbasen ved å følge denne lenken: KI 0014

Når du skal legge til en intern mottaker i Elements, vær oppmerksom på at du velger en mottaker med ikon med rød/burgunder bakgrunn. Det gjelder både når du vil legge til en administrativ enhet og når du vil legge til en bestemt person.

Dersom du velger en bruker som har ikon med blå bakgrunn, betyr det at dette blir registrert som en ekstern mottaker, og den administrative enheten/personen i Elements vil ikke motta brevet.

Det er dessverre ikke mulig å fjerne disse eksterne mottakerne fra listen, da alle brukere og administrative enheter må ligge i det interne kontaktregisteret.

Intern mottaker - administrativ enhet

Ikke la deg lure av at stedkoden her vises for det andre søkeresultatet! Det første har ikon med rød/burgunder bakgrunn og er dermed det riktige. Det skal kun stå navnet til den administrative enheten og ikke stedkoden. (Men du kan likevel søke opp en enhet ved å skrive inn stedkoden.)

Liste med administrative enheter, der én av dem har ikon med rød/burgunder bakgrunn.

Liste med administrative enheter, der én av dem har ikon med rød/burgunder bakgrunn.

Intern mottaker - person

Personer skal ha stedkoden i parantes etter navnet. (Du kan også søke opp en person ved å skrive inn initialene til vedkommende.)

Liste med personer, der én av dem har ikon med rød/burgunder bakgrunn.

Liste med personer, der én av dem har ikon med rød/burgunder bakgrunn.

Sjekke om det er intern eller ekstern mottaker uten å redigere journalposten

Det er også mulig å se forskjell på interne og eksterne mottakere uten å klikke seg inn i redigeringsvinduet til journalposten. Når du ser på detaljene til en journalpost uten å først klikke på Rediger, vises ikke disse blå eller røde ikonene. Men du kan likevel se forskjell.

Interne mottakere har enten et personikon eller husikon (avhengig av om det gjelder en person eller en enhet) og grå bakgrunn
Eksterne mottakere har ingen ikon og hvit bakgrunn

Så i eksempelet under er Kari Nordmann og økonomiavdelingen interne mottakere mens Jens Jensen og Oline Olsen er eksterne.

Gå tilbake til forsiden for kunnskapsbasen ved å følge denne lenken: KI 0014