KI 2728 Opprette ny bruker i Elements
NB! Husk å opprette bruker i både prod- og testmiljøet. Testbrukeren blir blant annet brukt i forbindelse med kurs.
- Velg rolle Systemansvarlig og modul Administrator.
- Gå til Brukeradministrasjon/tilgangsstyring > Person > Person (ev. Person/roller) i venstremenyen.
- I søkeboksen som dukker opp, søker du først opp navnet på personen for å sjekke om vedkommende har en bruker fra før. Trunker for sikkerhets skyld med stjerner framfor og bak navnet for å få med treff ved eventuelle mellomnavn e.l.
- Søk opp initialene du tenker å gi den nye brukeren i feltet Initialer for å forsikre deg om at disse ikke allerede er i bruk. Når du oppretter initialene, må du prøve deg litt fram til du finner noen som er ledige.
- Prøv først kombinasjonen av de to første bokstavene i fornavnet pluss den første i etternavnet (FFE).
- Får du treff på disse initialene, prøver du heller de to første bokstavene i fornavnet pluss de to første i etternavnet (FFEE) og eventuelt deretter de tre første i fornavnet pluss de to første i etternavnet (FFFEE), osv.
- Klikk på Ny for å opprette en ny bruker.
Hvilke felter som skal fylles ut
Fyll ut følgende felter når du skal opprette brukeren:
- Brukerident: feide-id@uib.no (Feide ID består av tre bokstaver og tre tall). Du finner også Feide ID-en til en person ved å søke opp vedkommende som e-postmottaker i Outlook. Gjør et slikt søk for å forsikre deg om at informasjonen som er fylt ut i skjemaet stemmer. NB! Husk å ha med @uib.no på slutten!
- Passord: bruk passordgeneratoren KeePass Password Safe for å opprette et tilfeldig passord (slik at vi unngår å bruke det samme passordet hos flere brukere). Les KI 2729 for å installere KeePass. Etter at du har kopiert og limt inn et passord, dukker feltet Gjenta passord opp hvor du må lime inn det samme passordet på nytt.
- Initialer: finn på passende initialer som ikke er i bruk (se punkt 5 ovenfor).
- Fornavn: har vedkommende et mellomnavn, skrives dette inn her, ikke i feltet Mellomnavn eller Etternavn.
- Etternavn: har vedkommende to etternavn, blir det første regnet som et mellomnavn og skal stå i feltet Fornavn.
- Adresse: fyll ut e-postadresse, UiBs postadresse, telefonnummer og mobilnummer (hvis dette er oppgitt). Denne informasjoen kan du finne på UiBs nettsider eller i Outlook.
- Rolle:
- velg riktig rolle ID
- hak av for at dette skal være personens standard rolle hvis det er tilfelle
- velg hvilken administrativ enhet rollen skal gjelde for
- legg til stillingstittel (dette dukker opp i signaturfeltet i dokumentmalene. Du finner denne informasjonen på UiBs nettsider eller i Outlook.)
- bytt ut enhetsnavnet på slutten av rolletittelen med stedkoden (noen enhetsnavn overstiger maksimal lengde)
- fyll ut feltet Til dato hvis rollen skal ha en sluttdato
- Autorisasjon:
- velg riktig tilgangskode
- hak av for Autorisert for hele virksomheten hvis denne tilgangskoden skal gjelde for hele UiB.
- Dersom dette ikke er oppgitt i skjemaet, skal det likevel hos visse typer brukere alltid hakes av for dette. Det gjelder blant annet fagspesialister, HR-konsulenter i HR-avdelingen, KUSK-koordinatorer, tilretteleggingskoordinatorer, medlemmer av Den sentrale klagenemnd og skikkethetsansvarlige.
- legg til riktig administrativ enhet eller la feltet stå tomt dersom vedkommende kun skal ha tilgang på personnivå. Skal tilgangskoden gjelde for flere enheter, legger du til alle enhetene i samme felt.
- Hvis tilgangskoden skal ha en sluttdato på bare noen av enhetene, brukes ikke feltet Klarering opphevet dato. Du må klikke deg inn på alle enhetene det gjelder og fylle ut Utgår dato i vinduet som dukker opp. Klikk Ferdig i vinduet du står i og deretter Ferdig igjen i det første vinduet.
