KI 2756 Nummerere en journalpost som mangler nummer

Denne kunnskapsartikkelen forklarer hvordan du med en arkivlederrolle kan sette nummer på en journalpost hvor dette mangler.

Som hovedregel får ikke en journalpost tildelt et journalpostnummer før den har fått status Ferdig. En journalpost kan likevel i de fleste tilfeller hoppe over status Ferdig og gå direkte fra Reservert til Ekspedert eller Journalført og likevel bli nummerert. Et unntak er utgående brev hvor forsendelsesmåte og -status legges til manuelt i status Reservert. Et annet unntak er dokumentpost i saksmappe ettersom dette er en dokumenttype som aldri får nummer.

Utgående brev uten nummer

Dersom et utgående brev har blitt sendt utenfor Elements og saksbehandler legger til forsendelsesmåte og -status hos mottaker mens journalposten har status Reservert, vil den ikke få et nummer.

For å nummerere journalposten må du endre status fra:

Ekspedert > Midlertidig registrert > Reservert > Ferdig

Journalposten vil nå få et nummer, og du kan endre statusen tilbake til Ekspedert eller eventuelt direkte til Journalført.

Dokumentpost i saksmappe (Y-dokument) har aldri nummer

Denne dokumenttypen skal ikke brukes og spesielt ikke til saksbehandling. Grunnen til dette er at Y-dokumenter ikke vises på offentlig journal, kan ikke ha mottakere og får ikke journalpostnummer, uansett status.

Så kommer du over en journalpost av typen som på bildet under, må denne gjøres om til et internt notat uten oppfølging (X-notat) før den kan journalføres. Les kunnskapsartikkel KI 2735 for å bytte dokumenttype.