Arkivering er en viktig del av dokumenthåndteringen ved UiB. Her er noen retningslinjer og eksempler på arkivverdige dokumenter:
Hva er arkivverdige dokumenter?
Arkivverdige dokumenter er dokumenter som har langsiktig verdi for organisasjonen, enten på grunn av juridiske krav, historisk betydning eller administrativ nødvendighet. Eksempler inkluderer:
Møteprotokoller og referater
Kontrakter og avtaler
Strategiske planer og rapporter
Korrespondanse av betydning
Prosjektbeskrivelser og -rapporter
Hvordan vurdere arkivverdi?
Når du vurderer om et dokument skal arkiveres, spør deg selv:
Er det juridiske krav til å bevare dokumentet?
Har dokumentet langsiktig administrativ eller historisk verdi?
Vil fremtidige ansatte ha nytte av å ha tilgang til dokumentet?
Sørg for at dokumentene er riktig klassifisert i henhold til UiBs arkivpolicyer.
Følg UiBs arkivpolicyer
UiB har klare retningslinjer for arkivering. Sørg for å følge disse for å sikre at dokumentene blir riktig håndtert og bevart. For mer informasjon, se https://dok.app.uib.no eller kontakt Dokumentsenteret.