KI 3074 Økt saksbehandlingstid for reiseregninger og refusjoner
Vi opplever for tiden en stor pågang av reiseregninger og utgiftsrefusjoner, noe som dessverre har medført lengre behandlingstid enn normalt.
I tillegg mottar vi mange henvendelser om utbetalingsdato. Slike spørsmål kan forlenge behandlingstiden ytterligere, så vi ber dere om å sjekke status i selvbetjeningsportalen før dere tar kontakt. Status og hva det betyr:
Utkast- registrering av skjema er påbegynt; skjemaet ligger i din innkurv
Sendt – reiseregningen/utgiftsrefusjonen er sendt til godkjenning
Godkjent - reiseregningen/utgiftsrefusjonen er behandlet av attestant og godkjent av leder
Merk at godkjenningen er en totrinnsprosess. Reiseregningen/ utgiftsrefusjonen blir først attestert av attestant ved Tjenestesenter for lønn, reise og fravær, og deretter godkjent av leder. Status endres fra «Sendt» til «Godkjent» når lederen har gitt sin endelige godkjenning.
Returnert - reiseregningen/utgiftsrefusjonen er sendt i retur for at du skal korrigere/oppdatere skjema
Utbetalt - reiseregningen/utgiftsrefusjonen som er godkjent innen frist for reisekjøring vil bli utbetalt i henhold til utbetalingskalender.
Unngå å klikke «Rediger» på skjema med status «Sendt». Skjemaet kan allerede være behandlet av attestant og videresendt til leder. Hvis du redigerer et skjema som er sendt videre til leder, startes arbeidsflyten på nytt, og skjemaet blir plassert nederst i køen. I tiden fremover ber vi alle bidra til å sikre en effektiv behandling:
Gjør deg kjent med rutiner og retningslinjer som gjelder reise.
· Ved behov kan du søke om reiseforskudd i selvbetjeningsportalen ved å opprette en reisesøknad. Når reisen er gjennomført, konverterer du reisesøknaden til en reiseregning for å gjøre opp forskuddet.
Send inn reiseregninger fortløpende, ikke samle opp til rett før sommeren og rett før jul.
Innkjøp av varer og tjenester skal skje gjennom fagrekvirent/innkjøper ved din enhet.
Med vennlig hilsen Tjenestesenter for lønn, reise og fravær