KI 1804 Hva skal journalføres?

Hver enkelt (saksbehandlere som ledere) er selv ansvarlig for å sørge for at relevante dokumenter som hen mottar eller skaper, blir journalført. Det vil si å arkivere dem i Elements.

I denne veiledningen lærer du

hva offentlig journal er, og hva dette innebærer for saksbehandlere og ledere
hvilke dokumenter som er journalføringspliktig

Gjør deg også kjent med denne artikkelen fra rutinesamlingen vår. Den tar for seg hva som skal arkiveres og hva som er viktig å huske på når du arkiverer - og den har ordforklaringer:

ABC for arkivering

Hva offentlig journal er, og hva dette innebærer for saksbehandlere og ledere

Offentlig journal er en oversikt over den nylige aktiviteten i organet. I offentlig journal skjermes taushetspliktige opplysninger.

Ved UiB er det ephorte/Elements som produserer offentlig journal. Derfor må journalføringspliktige dokumenter arkiveres i dette systemet.

Offentlig journal skal vise den nylige aktiviteten i organet. Derfor må journalføringspliktige dokumenter arkiveres fortløpende. Det vil si så snart de er ferdigstilt eller mottatt.

Hva som skal journalføres

Et dokument er lagret informasjon som anses som en enhet (uavhengig av enhet). Et dokument kan være et fysisk brev, en e-post, en chatdialog, en tekstmelding, et lydopptak, et bilde).

Offentlig journal skal som minimum inneholde følgende dokumenter:

utgående og inngående dokumenter som har a) verdi som dokumentasjon og b) inngår i eller er resultat av en vurdering/behandling (se nedenfor)
dokumenter som inneholder organets endelige beslutning i en sak
generelle retningslinjer for saksbehandlingen til organet
dokumenter fra administrasjonen til et styre
dokumenter som sendes mellom fakultetene

Til 1a: Som vurdering/behandling regnes alt som er mer enn helt generell veiledning (henvisning til eksisterende informasjon) eller rent praktiske avklaringer. Det er ikke begrenset til saker hvor det blir fattet et vedtak, men gjelder alt arbeid en gjør som ansatt, og som inngår i virksomheten til organet.

Til 1b: Dokumenter som stadfester – dokumenterer – noe, kalles dokumentasjon. Et bilde kan vise hvordan noe så ut på et tidspunkt eller hvem som var til stede. Et referat fastholder hva som ble sagt. Dokumentasjon trenger ikke å være autentisk, pålitelig, uendret eller brukbar. Men god dokumentasjon er det.

Arkivverkets «Veileder for arkivering og journalføring i departementene og statlige virksomheterd» gir også en god innføring i temaet.