KI 1777 Hva skal arkiveres?

Hver enkelt (saksbehandlere som ledere) er selv ansvarlig for å arkivere dokumentasjon som hen mottar eller skaper. I denne veiledningen lærer du hva som skal arkiveres (behandles som arkiv).

Gjør deg også kjent med denne artikkelen fra rutinesamlingen vår. Den tar for seg hva som skal arkiveres og hva som er viktig å huske på når du arkiverer - og den har ordforklaringer:

ABC for arkivering

Veiledningen KI 1804 gir informasjon om hva som skal journalføres.

Hva som skal arkiveres (behandles som arkiv)

Et dokument er lagret informasjon som anses som en enhet (uavhengig av medium). Et dokument kan være et fysisk brev, en e-post, en chatdialog, en tekstmelding, et lydopptak, et bilde).

Dokumenter som stadfester – dokumenterer – noe, kalles dokumentasjon. Et bilde kan vise hvordan noe så ut på et tidspunkt eller hvem som var til stede. Et referat fastholder hva som ble sagt. Dokumentasjon trenger ikke å være autentisk, pålitelig, uendret eller brukbar. Men god dokumentasjon er det.

Dokumenter som oppfyller minst ett av følgende vilkår, skal behandles som arkiv:

Det har verdi som samfunnsdokumentasjon: Det vil si at det dokumenterer organets funksjoner og rolle i samfunnet eller innholder informasjon om forhold i samfunnet og belyser samfunnsutviklingen.
Det har verdi som rettighetsdokumentasjon: Det vil si at det dokumenterer personers og virksomheters rettigheter og plikter overfor andre: Noen kan ha behov for dokumentasjonen for å gjøre sine rettigheter gjeldende eller bevise at en har oppfylt sine plikter.
Det har verdi som institusjonell hukommelse (faller inn under virksomhetens egne dokumentasjonsbehov): Virksomheten må eller bør ta vare på det (på kort eller lang sikt).

Når noe skal behandles som arkiv, er hovedregelen at det skal arkiveres i ephorte/Elements, da bare dette systemet er lagt opp til langtidsbevaring og kan produsere uttrekk til Arkivverket. Det finnes unntak, for eksempel for noen typer dokumentasjon i lønns- og økonomisystemer eller i FS. Disse må imidlertid være avklart med arkivtjenesten.

Dokumenter som er journalføringspliktige, må arkiveres i ephorte/Elements fortløpende. Se kunnskapsartikkelen KI 1804. Arkivverkets «Veileder for arkivering og journalføring i departementene og statlige virksomheterd» gir også en god innføring i temaet.

For å lære hvordan du arkiverer fra Outlook, Filutforsker, Teams/SharePoint/prosjektportalen med mer, se kunnskapsartikkelen KI 1795

Hva skal dokumenteres?

Arkiveringsplikten bestemmer ikke hva som skal dokumenteres, men gjelder så snart noe er dokumentert. Hovedregelen at når noe dokumenteres, skal dokumentet også behandles som arkiv.

Hva som skal dokumenteres, er avhengig av generell forvaltningsskikk, regler og praksis på de enkelte områdene. Se for eksempel forvaltningsloven § 11 d: «Blir det ved muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler av en part gitt nye opplysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen av [en sak], skal de såvidt mulig nedtegnes eller protokolleres.»