KI 1775 Fordele saksmapper, brev, notater og kopier i Elements

Ledere er ansvarlig for å fordele saksmapper, inngående brev, notater og kopier ved sin enhet fortløpende.

I denne veiledningen lærer du

hvorfor ledere må fordele
hvilke ledersøk som brukes ved fordeling
hvordan du fordeler

Har du spørsmål? Ta kontakt med vår brukerstøtte.

Gå tilbake til forsiden for kunnskapsbasen ved å følge denne lenken: KI 0014

Hvorfor ledere må fordele

Arkivtjenesten oppretter saksmapper og registrerer brev ufordelt ved enheter. Interne notater skal som hovedregel sendes ufordelt til enheter, ikke til en bestemt person.

Det betyr at de som har lederrolle ved enheten, må fordele saksmapper, brev, notater og kopier til rette vedkommende. Dersom saksmappen/restansen/kopien tilhører en annen enhet, skal lederen flytte den dit (ufordelt).

Ledersøk som brukes ved fordeling

Ufordelte saksmapper 🆕
Ufordelte brev
Ufordelte notater
Ufordelte kopier

Fordeling av saksmapper

Åpne ledersøket Ufordelte saksmapper.
I søkeboksen som kommer opp er søkekriteriene ferdig utfylt, og du behøver kun å klikke på Søk.
Klikk på tittelen for den saken du vil fordele. Saken åpnes i en ny fane.
Klikk på på knappen Sak under saksreferansen, som vist på bildet nedenfor. Da kommer du til redigeringsvinduet for saken.
I feltet Saksansvarlig, hvor enhetens navn står, søk opp personen som skal ha saksansvaret ved å skrive vedkommendes initaler eller navn.
Velg Lagre.

Flytte saksmappe til en annen enhet

Dersom du vil flytte saksmappen til en annen enhet, søk opp en annen enhet i feltet Saksansvarlig i steg 5 ved å skrive enhetens stedkode eller navn.

Fordeling av inngående brev

Åpne ledersøket Ufordelte brev.
Velg en av journalpostene. I Elements kan du velge mellom to visninger - Liste og Tabell (du velger dette øverst til høyre).
- Ved listevisning vil journalposten åpnes i en ny fane dersom du klikker på journalposttittelen. Hvis du derimot bare markerer journalposten ved å klikke på tomrommet bak tittelen eller i en av de andre kolonnene hvor teksten er svart og ikke blå, åpnes journalposten i et vindu til høyre for listen med journalposter.
- Ved tabellvisning kan du trykke hvor du vil uten at journalposten åpner seg i en ny fane. Den åpnes kun i vinduet til høyre. Hvis du ikke får opp dette vinduet, klikk på Vis detaljer oppe til høyre.
Du kan fordele brevet på tre måter:
- Klikk på knappen Fordel til høyre over journalposten. Søk opp riktig person i feltet Ansvarlig og klikk Lagre.
- Hvis du har valgt listevisning, får du opp den samme Fordel-knappen ved å klikke på brevikonet til venstre på journalposten i journalpostlisten. Her fyller du ut feltet Saksbehandler og klikker Lagre.
- Klikk på Rediger, gå til feltet Saksbehandler og søk opp riktig person. Lagre endringene med knappen Lagre og lukk.

Disse e-læringsvideoene viser hvordan du fordeler inngående brev og hvordan du omfordeler en journalpost: Fordeling

Fordeling av notater

Åpne ledersøket Ufordelte notater.
Velg en journalpost.
Du kan fordele notatet på to måter:
1. Klikk på Oppdater interne mottakere. Da får du opp et vindu hvor du velger din enhet (NB: Vær obs på at her skilles det ikke mellom hovedmottaker(e) og kopimottaker(e)). Når du har valgt enhet, dukker det opp et nytt vindu hvor du legger til saksbehandler. Klikk så Ferdig og deretter Lagre i det første vinduet.
2. Klikk på Rediger og deretter enheten din i Til-feltet. Legg til saksbehandler og klikk Lagre og deretter Lagre og lukk på journalposten.

Fordeling av kopier

Åpne ledersøket Ufordelte kopier.
Velg en journalpost.
Du kan fordele kopien på to måter:
1. Klikk på Oppdater interne mottakere. Da får du opp et vindu hvor du velger din enhet (NB: Vær obs på at her skilles det ikke mellom hovedmottaker(e) og kopimottaker(e)). Når du har valgt enhet, dukker det opp et nytt vindu hvor du legger til saksbehandler. Klikk så Ferdig og deretter Lagre i det første vinduet.
2. Klikk på Rediger og deretter enheten din i Kopi-feltet. Legg til saksbehandler og klikk Lagre og deretter Lagre og lukk på journalposten.

Gå tilbake til forsiden for kunnskapsbasen ved å følge denne lenken: KI 0014