UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 1774 Avskrive restanse i Elements

Alle brukere (saksbehandlere og ledere) er ansvarlig for å avskrive sine restanser. Ledere er ansvarlige for at restanser blir fulgt opp ved sin enhet.

I denne veiledningen lærer du
  1. hva en restanse er, og hva det vil si å avskrive en restanse
  2. hvordan du søker opp og avskriver én eller flere restanser i Elements
  3. hvordan du som leder får oversikt over restansene ved enheten
Ved problem med avskrivning av restanse, se kunnskapsartikkel KI 2294.
Gå tilbake til forsiden for kunnskapsbasen ved å følge denne lenken: KI 0014

Hva er en «restanse» og hva innebærer å «avskrive» den?
En restanse er et dokument du har mottatt, og den vises som et oppfølgingsflagg på journalposten. Å avskrive restansen vil si å registrere at og hvordan behandlingen av et dokument er blitt avsluttet.

Du får kun restanse på inngående brev og på interne notater med oppfølging (N-notater).

Slik søker du opp restanser i Elements
Velg søket Mine restanser (tilgjengelig under Saksbehandlersøk og Mine søk > Rydding i mine ting).

Slik avskriver du restanser i Elements
Du kan avskrive en restanse på tre måter:
  1. Svar - det opprettes et svar på journalposten. (Legg merke til at restanseflagget først forsvinner når det svaret er ferdigstilt.)
  2. Avskriv - journalposten avskrives uten at den besvares. Du kan velge enten Tatt til etterretning eller Besvart pr. telefon (sistnevnte brukes sjelden).
  3. Angi som svar - bør brukes dersom en journalpost er blitt besvart uten at svaret ble opprettet ved avskrivningsmåten Svar. Ved å velge Angi som svar blir det laget en forbindelse mellom svaret og journalposten som blir besvart. Følg denne veiledningen: Angi som svar
Følg veiledningen i disse e-læringsvideoene for å se hvordan du avskriver: Post til oppfølging

Slik avskriver du flere restanser på én gang
Ta flere dokumenter til etteretning på én gang
Video nr. 3, Avskrive flere poster, i Post til oppfølging viser hvordan du kan avskrive flere restanser på én gang. Dette gjelder kun avskriving av typen Tatt til etteretning eller Besvart pr. telefon.

NB: Avskriv restanser enkeltvis dersom du skal ta noe til etterretning med en merknad for å gi relevant informasjon (til dem som måtte åpne journalposten en gang i fremtiden).

Besvare flere inngående brev med ett utgående brev
Følg denne veiledningen for å besvare flere inngående brev med ett utgående: Besvare flere inngående journalposter med en utgående

Slik får du som leder oversikt over restansene ved enheten
  1. Velg søket Enhetens restanser (tilgjengelig under Ledersøk og under Mine søk > Periodisering før UH sak).
    Du kan sortere søkeresultatet på saksnummer, innhold, avsender/mottaker, dato, saksbehandler og så videre ved å klikke på overskriftene i visningsbildet.
  2. Fastsett særlige og egnede tiltak slik at enheten blir best i klassen.

Vi anbefaler ledere å sjekke dette søket med jevne mellomrom for å kontrollere at restanser blir fulgt opp ved enheten.

Gå tilbake til forsiden for kunnskapsbasen ved å følge denne lenken: KI 0014