KI 2041 Arkivere fra Outlook og Filutforsker (Elements Drop og Elements Outlook Plugin)
Før du skal arkivere må du:
- Gjøre deg kjent med Arkiverings-ABC som forklarer hva som skal arkiveres og hva som er viktig å huske på når du skal arkivere.
- Søke etter en eksisterende sak hvor dokumentet du skal arkivere hører hjemme. Se veiledninger for søking i Elements her: Søk og søkemuligheter
- Finnes det ingen passende sak, opprett en ny. Se veiledninger for oppretting av saker her: Opprette, redigere og ferdigstille sak
- Når du har en sak å arkivere til, kan du velge om du vil arkivere via Elements Drop eller Elements Outlook Plugin.
Elements Drop
Elements Dro er den enkleste måten å arkivere på hvor du drar e-posten over fra Outlook til Elements. (Du kan gjøre det samme med filer fra Filutforsker.)Her finner du en veiledning for å arkivere via Elements Drop: Import av e-post med Elements Drop.
NB: Inntil videre kan Elements Drop kun brukes i den gamle versjonen av Outlook (den blå) og ikke i den nye (den røde).
Elements Outlook Plugin
Elements Outlook Plugin kan bare brukes til å arkivere e-post ettersom hele arkiveringen da finner sted i Outlook ved at du klikker på en egen knapp.Her finner du veiledninger for å arkivere e-post via Elements Outlook Plugin: Import av e-post med Elements Outlook Plugin
Viktig å huske på ved arkivering
Det er noen ting du må huske på når du skal arkivere (ellers skaper du ekstraarbeid for andre).Velg riktig dokumenttype
Når du skal arkivere, må du velge hvilken type dokument det er snakk om. Her er de ulike dokumenttypene vi har i Elements (de fire første er hovedtypene):- Inngående brev (I) - brev UiB mottar fra en ekstern avsender.
- Utgående brev (U) - brev UiB sender til en ekstern mottaker.
- Internt notat (N) - krever oppfølging. Både avsender og mottaker er intern. Mottaker(e) får en restanse som må avskrives.
- Internt notat uten oppfølging (X) - krever ikke oppfølging. Kan være uten mottaker. Eventuelle mottakere er interne og får ingen restanse. Brukes for kontrakter, referat, arbeidsnotat.
- Saksfremlegg/innstilling (S) - saksdokumenter for styrer og utvalg som benytter møtemodulen.
- Dokumentpost i saksmappe (Y) - skal som hovedregel ikke brukes.
Arkivering av e-postkorrespondanse
Hvis du skal arkivere en hel e-posttråd i én journalpost, velg dokumenttype Internt notat enten med eller uten oppfølging, avhengig av om noen skal ha restanse eller ikke. Gi da journalposten en beskrivende tittel hvor du nevner hvem det blir korrespondert med, f.eks. Korrespondanse med X om ... .Husk å endre tittel og navn på mottaker på sendte e-poster før du lagrer
Når du arkiverer en sendt e-post i Outlook, vil den utgående journalposten automatisk få status Ekspedert. Elements fanger opp at denne e-posten ligger i sendt-mappen og endrer dermed forsendelsesmåte og -status til E-post og Sendt. Slik spares du for den jobben.MEN det betyr at du ikke får lov til å gå inn og redigere journalpostdetaljene i etterkant. Journalposten har låst seg fordi den er ekspedert og dermed ikke skal tukles med. Derfor er det viktig at du ser nøye gjennom de ulike feltene før du klikker på Lagre når du arkiverer e-posten.
Siden alle metadata blir overført fra e-posten, må du sjekke at feltet for:
- tittel beskriver hva dokumentet dreier seg om og at det ikke bare står RE: Hei eller FW: Spørsmål. Vi trenger litt mer informasjon enn som så.
- til inneholder det fulle navnet til mottaker og ikke bare e-postadressen til vedkommende. Det må komme tydelig fram hvem e-posten er sendt til.
Gå tilbake til forsiden for kunnskapsbasen ved å følge denne lenken: ki 0014