KI 2043 Godkjenningsrunde i Elements
Oppsummert er stegene i en godkjenningsrunde som følger:
- Saksbehandleren sjekker at journalposten er klar for godkjenning,
- Saksbehandleren sender journalposten på godkjenningsrunde.
- Én eller flere godkjennere godkjenner journalposten.
- Godkjenningsrunden er fullført og journalposten får automatisk status Ferdig. Interne notat blir da sendt til mottaker(ne), og utgående brev må ekspederes.
Hvis ikke kan åpne lenkene til en veiledning på første forsøk, åpne dem i Edge.
NB: Godkjenningsrunden ble forenklet etter en oppgradering i juni 2022. Før måtte saksbehandleren ferdigstille journalposten manuelt etter at den er godkjent. Nå skjer dette automatisk. Dermed blir interne notat (N, X) automatisk sendt når de er godkjent, mens utgående brev fortsatt må sendes (ekspederes). Les mer om endringen i KI 0277.
1. Sjekk at journalposten er klar for godkjenning
Forsikre deg om at:- journalposten har status Reservert. Du må ikke hake av for at dokumentet skal ferdigstilles når du sjekker det inn. I så fall må du endre journalpoststatusen tilbake fra Ferdig til Reservert.
- alle som trenger det, har tilgang til journalposten. Godkjennere får automatisk tilgang. Men om andre også skal ha det, må du bruke en fast tilgangsgruppe eller opprette en ad hoc-tilgangsgruppe. Disse videoene viser hvordan du oppretter tilgangsgruppe på sak og journalpost.
- journalposten ikke allerede har en godkjenningsrunde. I så fall må du slette den før du oppretter en ny. (Du trenger ikke å slette en fullført godkjenningsrunde hvor godkjenner har valgt å ikke godkjenne.)
2. Send på godkjenningsrunde og godkjenn journalposten
Vi har e-læringsvideoer som viser godkjenning i Elements. Disse videone viser:- Saksbehandler sender på godkjenning fra journalposten
- Første godkjenner redigerer i dokumentet og godkjenner
- Siste godkjenner godkjenner og fullfører flyten
- Saksbehandler ekspederer godkjent brev
- Saksbehandler sender på godkjenning fra innsjekkingsboks
- Saksbehandler påfører ny godkjenner i flyten
- Saksbehandler bytter godkjenner i flyten
- Første godkjenner avviser godkjenningen
- Saksbehandlers oppgave ved avvist godkjenning
- Slette en godkjenningsrunde
- Legge til ny godkjenningsrunde
Sekvensiell vs. parallell behandling
Når du oppretter en godkjenningsrunde, får du valget mellom sekvensiell behandling og parallell behandling.
- Sekvensiell behandling - godkjennerne mottar sin godkjenningsoppgave i den rekkefølgen saksbehandler legger til de ulike godkjennerne. Godkjenner 2 vil altså ikke ha mulighet til å godkjenne før godkjenner 1 har godkjent.
- Parallell behandling - alle godkjennerne mottar sin godkjenningsoppgave samtidig og kan godkjenne uavhengig av rekkefølgen.
Feil ved godkjenning ved parallell behandling
Godkjenner må være obs på et par ting ved bruk av parallell behandling (disse feilene oppstår ikke ved sekvensiell behandling):- I statusfeltet på journalposten vises kun navnet til godkjenner nr. 1, selv også når hen har godkjent.
- Det er kun godkjenner nr. 1 som kan godkjenne direkte ved å klikke på knappen Godkjenning til høyre over journalpostvinduet. (Denne knappen forblir synlig for godkjenner nr. 1 selv etter at hen har godkjent og forsvinner først når alle er ferdig med å godkjenne.)
Hva du gjør dersom godkjenningsknappen ikke vises
Det er altså kun godkjenner nr. 1 som får opp knappen Godkjenning. De andre godkjennerne må:- gå til dokumentflytikonet på journalposten (i listen med journalposter, ikke i journalpostvinduet til høyre).
- klikk på din oppgave.
- velg Godkjent (eller Ikke godkjent).
- Klikk til slutt Lagre.
3. Etter godkjenningsrunden
Interne notat blir sendt til mottaker(ne) når journalposten får status Ferdig etter godkjenning. Utgående brev legger seg i Saksbehandlersøk > TIl ekspedering og må ekspederes av saksbehandler.En veiledning for ekspedering finner du i kunnskapsartikkelen KI 0276. For Mac-brukere, se KI 2661.