KI 0276 Opprette og ekspedere (sende) brev i Elements i Windows

I denne kunnskapsartikkelen lærer du å opprette journalposter og ekspedere (sende) utgående brev i Elements.

Gå tilbake til forsiden for kunnskapsbasen ved å følge denne lenken: KI 0014

Opprette journalposter

Før du skal begynne å arkivere må du:

Gjøre deg kjent med Arkiverings-ABC som forklarer hva som skal arkiveres og hva som er viktig å huske på når du skal arkivere.
Søke etter en eksisterende sak hvor dokumentet du skal arkivere hører hjemme. Se veiledninger for søking i Elements her: Søk og søkemuligheter
- Finnes det ingen passende sak, opprett en ny. Se veiledninger for oppretting av saker her: Opprette, redigere og ferdigstille sak
Når du har en sak å arkivere til, kan du følge denne veiledningen for å opprette et utgående brev i Elements: Opprette utgående brev
- For å opprette interne notater, se denne veiledningen: Opprette notater. Notater kan være med eller uten oppfølging - tidligere N- og X-notat.

Hvis du er usikker på hvilken dokumenttype (brev, notat) du skal velge når du oppretter en journalpost, se kunnskapsartikkel KI 2677.

Opprette godkjenningsrunde (ikke obligatorisk)

Når du har opprettet et brev eller notat, kan du sende det til godkjenning (hvis det er behov for det): Sende på godkjenningsrunde

Ekspedere utgående brev

Etter godkjenning får journalposten automatisk status Ferdig. Utgående brev er da klare for ekspedering. Du vil finne brevet i saksbehandlersøket Til ekspedering i venstremenyen. (Notater, derimot, skal ikke ekspederes. De blir sendt til de interne mottakerne når du endrer journalpoststatus til Ferdig.)

For å ekspedere, følger du denne veiledningen: Ekspedere utgående brev

Husk å velge rett forsendelsesmåte når du skal ekspedere:

Generell digital forsendelse for å sende som digital post til person eller virksomhet (husk å søke opp mottaker i folkeregisteret eller enhetsregisteret - se punkt 2 Velg mottakere i veiledningen Opprette utgående journalpost).
Signeringsoppdrag for å sende som signeringsoppdrag (husk å søke opp mottaker i folkeregisteret - se punkt 2 Velg mottakere i veiledningen Opprette utgående journalpost). Her finner du mer informasjon om signeringsoppdrag: https://sikri.infocaption.com/2268.guide
E-post for å sende på e-post (husk å legge til mottakers e-postadresse).

Dersom du har sendt brevet utenfor Elements (for eksempel i Outlook)

Arkivtjenesten kan ikke journalføre utgående brev uten at det fremgår i Elements at de er sendt, så følg veiledningen KI 2660 for å markere et utgående brev som ekspedert (sendt).

Dersom brevet ikke er klart til å sendes

Endre status tilbake til Reservert. Da kan du fortsette å redigere dokumentet fram til det skal ferdigstilles og ekspederes.

Gå tilbake til forsiden for kunnskapsbasen ved å følge denne lenken: KI 0014