KI 2661 Opprette og ekspedere (sende) brev i Elements på Mac
- opprette journalposter i Elements
- redigere tekstdokumenter i Elements
- ekspedere (sende) utgående brev i Elements
NB: For å opprette dokumenter fra dokumentmal i Elements, må du ha Word installert på maskinen din. Du kan laste ned Word og andre Microsoft-apper i Managed Software Center.
Opprette journalposter
Før du skal begynne å arkivere må du:- Gjøre deg kjent med Arkiverings-ABC som forklarer hva som skal arkiveres og hva som er viktig å huske på når du skal arkivere.
- Søke etter en eksisterende sak hvor dokumentet du skal arkivere hører hjemme. Se veiledninger for søking i Elements her: Søk og søkemuligheter
- Finnes det ingen passende sak, opprett en ny. Se veiledninger for oppretting av saker her: Opprette, redigere og ferdigstille sak
- Når du har en sak å arkivere til, kan du opprette et utgående brev ved å følge veiledningen Opprett utgående journalpost.
- For å opprette interne notater, se Opprett notater. (Notater kan være med eller uten oppfølging - tidligere N- og X-notat).
Redigere dokument
Hvis du har valgt at dokumentet skal opprettes fra en dokumentmal, velger du riktig mal og klikker du på Lagre og rediger dokument. Da skal Word-dokumentet åpne seg for redigering. Når du er ferdig, lukker du Word-vinduet og velger Arkiver. Da skal dette vinduet dukke opp øverst til høyre på skjermen (i motsetning til i Windows hvor det havner nederst):
Hvis dokumentet ikke er klart til å ferdigstilles eller sendes på godkjenning, kan du la være å gjøre noe til vinduet forsvinner av seg selv. Gjør det ikke det, kan du klikke på Avbryt. Dokumentet vil da fortsatt bli lagret, men journalposten blir stående i status Reservert slik at du kan fortsette å redigere på et senere tidspunkt.
Hvis du skal skrive mer på dokumentet, åpner du det opp for redigering ved å klikke på Rediger i nedtrekksmenyen på dokumentet.
Ekspedere (sende) et utgående brev
Når du har opprettet et utgående brev, skal det ekspederes. (Notater, derimot, skal ikke ekspederes. De blir sendt til de interne mottakerne når du endrer journalpoststatus til Ferdig.)Du kan først sende journalposten til godkjenning (hvis det er behov for det). Følg da veiledningen Sende på godkjenningsrunde. Etter godkjenning får journalposten automatisk status Ferdig, og brevet er klart for ekspedering (du vil finne brevet i saksbehandlersøket Til ekspedering i venstremenyen).
For å ekspedere, følger du denne veiledningen: Ekspedere utgående brev
Husk å velge rett forsendelsesmåte når du skal ekspedere:
- Generell digital forsendelse for å sende som digital post til person eller virksomhet (husk å søke opp mottaker i folkeregisteret eller enhetsregisteret - se punkt 2 Velg mottakere i veiledningen Opprette utgående journalpost).
- Signeringsoppdrag for å sende som signeringsoppdrag (husk å søke opp mottaker i folkeregisteret - se punkt 2 Velg mottakere i veiledningen Opprette utgående journalpost). Her finner du mer informasjon om signeringsoppdrag: https://sikri.infocaption.com/2268.guide
- E-post for å sende på e-post (husk å legge til mottakers e-postadresse).
Dersom du har sendt brevet utenfor Elements (for eksempel i Outlook)
Arkivtjenesten kan ikke journalføre utgående brev uten at det fremgår i Elements at de er sendt, så følg veiledningen KI 2660 for å markere et utgående brev som ekspedert (sendt).Dersom brevet ikke er klart til å sendes
Endre status tilbake til Reservert. Da kan du fortsette å redigere dokumentet fram til det skal ferdigstilles og ekspederes.Gå tilbake til forsiden for kunnskapsbasen ved å følge denne lenken: KI 0014