• Du må bruke en dokumentmal med støtte for flettefelt (noe alle standardmalene har).
• Du kan ikke se verdiene til mottakerne i dokumentet når journalposten har status Ferdig.
• Vi har ikke testet om en godkjenner kan se verdiene som skal flettes inn når hen godkjenner journalposten.

1 Opprett journalposten og legg til mottakerne

1.1 Skal du mellomlagre mens du legger til mottakere?

2 Opprett dokumentet

1. Klikk på "Tilknytt".
2. Velg "Dokumentmal" og riktig mal, f.eks. "Brev ut". Den må ha støtte for flettefelt (noe alle standardmalene har).
3. Klikk på "Lagre og rediger dokument", og Word-dokumentet skal åpnes automatisk for redigering.
4. Du vil få opp denne boksen hvor du klikker "Ja":
5. 
6. Mottakerfeltet i venstre hjørne vil ikke være utfylt, så for å sjekke at detaljene til mottakerne stemmer, går du til "Masseutsendelser" i menyen og "Forhåndsvis resultater". Ved hjelp av pilene til høyre kan du klikke deg gjennom mottakerne.
7. 
8. Når brevet er ferdig, lukker du Word-vinduet. Dokumentet blir da lagret automatisk i Elements. Så lenge journalposten har status Reservert, kan du gå tilbake og redigere i dokumentet så mange ganger du vil ved å velge "Rediger" i nedtrekksmenyen på dokumentet.
9. Ferdigstill journalposten når den er helt ferdig og klar for å sendes (ekspederes) (se veiledning for ekspedering her: KI 0276).

2.1 Flette dokumentet på nytt ved endringer i mottakerlisten

1. Du må stå inne i redigeringsvinduet på journalposten (klikk på "Rediger" øverst til høyre).
2. Journalposten må ha status Reservert.
3. Gå til nedtrekksmenyen på dokumentet som vist på bildet under og velg "Flett metadata til dokument".

3 Sett inn flettefelt

1. Sett markøren i dokumentet der hvor du vil sette inn et flettefelt.
2. Gå til fanen "Masseutsendelser", klikk på "Sett inn flettefelt" og velg et navn fra listen. Velg gjerne et av dem som begynner med «TS_». Ikke velg et som allerede er i bruk (som «Postnr»). I dette eksempelet har vi valgt "TS_Beløp".

3.1 Sett inn verdiene som skal flettes inn i dokumentet

1. Klikk på "Rediger mottakerliste". Da åpnes dette vinduet hvor du ser alle mottakerne og verdiene for de forskjellige flettefeltene:
   
2. Klikk på filnavnet under "Datakilde" og velg "Rediger..." for å fylle inn verdier (du kan ikke bare skrive inn verdier direkte i tabellen).
3. Da får du opp vinduet «Dataskjema» hvor du kan fylle inn verdier for en mottaker om gangen.
4. 
5. Scroll deg nedover til du finner riktig flettefelt og fyll inn fletteverdien(e) for hver av mottakerne (bruk pilene nederst for å bytte mottaker).
6. Når du er ferdig, velg "Lukk" i dette vinduet og deretter "OK" i "Rediger mottakerliste"-vinduet.
7. Når brevet er ferdig, lukker du Word-vinduet. Dokumentet blir da lagret automatisk i Elements, og du kan ferdigstille journalposten og deretter ekspedere (se veiledning for ekspedering her: KI 0276).

3.2 Jeg har mange mottakere og en tabell med fletteverdier for hver mottaker. Finnes det en enklere måte?

1. I "Datakilde"-kolonnen i "Rediger mottakerliste"-vinduet finner du stien til filen som inneholder denne tabellen. Den ligger på samme sted som Word-dokumentet og har samme filnavn men med filendelsen «.rtf».
2. Åpne mappen i Filutforsker (som regel kommer du rett til denne mappen ved å gå til stien %Temp%).
3. Lukk "Rediger mottakerliste"-vinduet (ikke Word) før du åpner flettefilen.
4. Åpne flettefilen i Word og bytt til "Nettoppsett"-visning
   
5. Kopier feltene under MottakerNavn og lim dem inn i regnearket i Excel, fortrinnsvis rett ved siden av den kolonnen som skal sorteres.
6. Opprett en egendefinert liste som består av disse navnene du kopierte over fra Elements og sorter de opprinnelige kolonnene i regnearket i henhold til denne listen. Se denne veiledningen hos Microsoft.
7. Du kan ta en formel til hjelp for å sjekke om verdiene i de enkelte cellene i kolonnen du sorterer, stemmer overens med dem i kolonnen du sorterer etter: =IF(INDIRECT("B" & ROW())=INDIRECT("C" & ROW()); "OK"; "?") (her med kolonne B og C).
   Excel gidder gjerne bare å sortere et visst antall av cellene etter den egendefinerte listen, og går så over til å sortere resten alfabetisk. Da kan du:
   1. Flytte denne første cellen som ikke ble sortert til riktig sted (og med forbauselse fastslå at den er helt identisk som en verdi i den egendefinerte listen).
      (Kanskje er det nok med bare steg 2 her, det har vi ikke prøvd.)
   2. Lage en ny egendefinert liste av de resterende cellene (i kolonnen du sorterer etter), og sortere de resterende verdiene på nytt.
      Å sortere etter en av de tidligere egendefinerte listene fungerer erfaringsmessig dessverre ikke. (Men dette er også en fin anledning til å slette de egendefinerte listene du har opprettet tidligere.)
   … Eller i stedet for denne fremgangsmåten bør du kanskje velge den som er bekskrevet her.
8. Når du har sortert feltene i Excel slik at de har samme rekkefølge som de i flettefilen, markerer og kopierer du cellene med fletteverdiene som skal settes inn.
9. Gå til den øverste raden (under overskriften) i flettefilen og lim inn det du kopierte. Så åpner du "Paste Options" ("Alternativer for innliming") og velger "Overwrite Cells" (tredje valget fra venstre).
   
10. Lagre og lukk (viktig!) flettefilen.
11. Velg deretter «Rediger mottakerliste» i Word og bekreft at verdiene er på plass (og på riktig sted).
12. Når brevet er ferdig, lukker du Word-vinduet. Dokumentet blir da lagret automatisk i Elements, og du kan ferdigstille journalposten og deretter ekspedere (se veiledning for ekspedering her: KI 0276).

3.3 Ikke flett på nytt etter dette!

4 Send (ekspeder) brevet