• Du må bruke en dokumentmal med støtte for flettefelt (noe alle standardmalene har).
• Du kan ikke se verdiene når dokumentet har status F.
• Vi har ikke testet om en godkjenner kan se verdiene som skal flettes inn.

1 Opprett journalposten og legg til mottakerne

1.1 Skal du mellomlagre mens du legger til mottakere?

2 Opprett dokumentet

3 Sett inn flettefelt

1. Sett markøren i dokumentet der hvor du vil sette inn et flettefelt.
2. Åpne fanen Mailings, velg Insert Merge Field og velg et navn i listen. Velg gjerne et av dem som begynner med «TS_». Ikke velg et som allerede er i bruk (som «Postnr»).
   
   
   Nedenfor har vi valgt TS_Beløp.

4 Sett inn verdiene som skal flettes inn i dokumentet.

1. Velg Edit Recipient List i fanen Mailings. Da åpnes dette vinduet:
   
   I listen ser du alle mottakerne og verdiene for de forskjellige flettefeltene.
2. Klikk på filnavnet under Data Source, så velg så Edit for å fylle inn verdier. (Du kan ikke bare skrive inn verdier direkte i tabellen.)
   Da får du opp enda et vindu («Data Form-vinduet») hvor du kan fylle inn verdier for en mottaker om gangen.
   
3. Fyll inn fletteverdien(e) for hver av mottakerne. Når du er ferdig, velg Close i dette vinduet og deretter OK i Merge Mail Recipients-vinduet.

4.1 Jeg har mange mottakere og en tabell med fletteverdier for hver mottaker. Finnes det en enklere måte?

1. I Data Source-kolonnen i Merge Mail Recipients-vinduet finner du stien til filen som inneholder denne tabellen. Den ligger på samme sted som Word-dokumentet og har samme filnavn men med filendelsen «.rtf».
2. Åpne mappen i Filutforsker (som regel kommer du rett til denne mappen ved å gå til stien %Temp%).
3. Lukk «Merge Mail Recipients»-vinduet (ikke Word) før du åpner flettefilen.
4. Åpne flettefilen i Word og bytt til Web Layout-visning
   
5. Kopier feltene under MottakerNavn og lim dem inn i regnearket i Excel, fortrinnsvis rett ved siden av den kolonnen som skal sorteres.
6. Opprett en egendefinert liste som består av disse navnene du kopierte over fra ePhorte, og sorter de opprinnelige kolonnene i regnearket i henhold til denne listen. Se denne veiledningen hos Microsoft.
7. Du kan ta en formel til hjelp for å sjekke om verdiene i de enkelte cellene i kolonnen du sorterer, stemmer overens med dem i kolonnen du sorterer etter: =IF(INDIRECT("B" & ROW())=INDIRECT("C" & ROW()); "OK"; "?") (her med kolonne B og C).
   Excel gidder gjerne bare å sortere et visst antall av cellene etter den egendefinerte listen, og går så over til å sortere resten alfabetisk. Da kan du:
   1. Flytte denne første cellen som ikke ble sortert til riktig sted (og med forbauselse fastslå at den er helt identisk som en verdi i den egendefinerte listen).
      (Kanskje er det nok med bare steg 2 her, det har vi ikke prøvd.)
   2. Lage en ny egendefinert liste av de resterende cellene (i kolonnen du sorterer etter), og sortere de resterende verdiene på nytt.
      Å sortere etter en av de tidligere egendefinerte listene fungerer erfaringsmessig dessverre ikke. (Men dette er også en fin anledning til å slette de egendefinerte listene du har opprettet tidligere.)
   … Eller i stedet for denne fremgangsmåten bør du kanskje velge den som er bekskrevet her.
8. Når du har sortert feltene i Excel slik at de har samme rekkefølge som de i flettefilen, markerer og kopierer du cellene med fletteverdiene som skal settes inn.
9. Gå til den øverste raden (under overskriften) i flettefilen og lim inn det du kopierte. Så åpner du Paste Options (hurtigtast Ctrl) og velger Overwrite Cells (tredje valget fra venstre).
   
   Paste Options: Valget Overwrite Cells er det tredje fra venstre.Sjekk at riktige verdier er på riktig sted.
10. Lagre og lukk (viktig) flettefilen. Velg deretter «Edit Recipient List» i Word og bekreft at verdiene er på plass (og på riktig sted).

5 Lagre og lukk dokumentet, marker det som ferdig.

6 Send brevet