KI 2241 Fornyelse av Adobe Creative Cloud-lisenser for 2025

Programlisensene for Adobe Creative Cloud er leie-/abonnementslisenser som må fornyes en gang i året, i desember. Enhetene (institutter, avdelinger) må selv bestille fornying fra leverandøren Crayon, og informere IT-avdelingen om hvilke brukere som skal ha lisens for 2025.

Bestillere på institutter og avdelinger følger denne framgangsmåten:

1. Få oversikt over hvilke lisenser enheten har i dag

Dere kan bruke denne rapporten fra IT-avdelingens register over Creative Cloud-lisenser.

Velg din enhet i kolonnen til venstre, så vil lisensene vises på listen. Merk at enkelte enheter kan ha flere oppføringer i listen (seksjoner eller grupper med eget koststed). Du kan vise flere enheter i samme liste ved å holde nede CTRL og klikke på enhetene.

2. Bestem hvilke lisenser som skal fornyes

Med utgangspunkt i oversikten over dagens lisenser må dere avgjøre

hvilke lisenser som skal videreføres
hvilke lisenser som skal avsluttes
om det er nye lisenser som kommer til
om noen av lisensene skal bytte eier/bruker.

3. Send bestilling på fornyelse til Crayon

Bestilling sendes gjennom bestillingssystemet som vanlig. Send en samlet bestilling for alle som skal fornyes på enheten. Pass på å oppgi i bestillingen at det dreier seg om fornyelse. Dersom det også bestilles nye/flere lisenser, bør det framgå tydelig hvor mange som er fornyelse og hvor mange som er nye.

4. Send oppdatert liste over enhetens lisenser til IT-avdelingen

For at brukerne skal få tilgang til sine programmer, må IT-avdelingen "tildele" lisensene i Creative Cloud. Det er derfor svært viktig at IT-avdelingen får nøyaktig oversikt over de lisensene dere har fornyet/bestilt og hvem som skal bruke dem (e-postadresse og navn).

Den beste måten å gi denne informasjonen på:

Ta utgangspunkt i rapporten beskrevet i punkt 1.
Last ned en Excel-liste over deres lisenser ved å klikke på de tre prikkene øverst til høyre i tabellen og velge Eksporter data:

Hvis det kommer spørsmål om dataformat, velg å eksportere Data med gjeldende oppsett:
Listen over enhetens lisenser blir nå lastet ned som en Excel- eller CSV-fil. Legg til informasjon i denne listen om hvilke lisenser som skal fornyes, hvilke som ev. er nye, eller som skal bytte eier/bruker. Skriv også inn det bestillingsnummeret som er brukt.

Eksempel:
Send lisensoversikten med oppdateringene til IT-avdelingen. (Som vedlegg i en sak i UiBhjelp, eller e-post til it@uib.no.)