KI 2693 Opprette saksfremlegg til styre/utvalg i Elements
Saksbehandler skriver saksframlegg og melder dette opp til behandling i styre/utvalg. Alle saksframlegg opprettes i Elements så tidlig som mulig. Dokumentmalen som brukes er Saksframlegg. Det er ikke anledning til å benytte gamle eller egendefinerte maler.
Slik oppretter du et saksfremlegg
- Åpne saken som saksframlegget skal tilhøre (eventuelt opprett ny sak dersom det ikke finnes en fra før).
- Klikk på knappen Journalpost og velg dokumenttype Saksframlegg/Innstilling.
- I feltet tittel fyller du ut journalposttittelen slik den skal se ut på sakslisten til møtet. Om saksframlegget skal unntas fra offentlighet, legger du til riktig tilgangskode og lovhjemmel. Husk å legge til riktig tilgangsgruppe der det skal brukes. I feltet Behandlinger registrerer du utvalget som saken skal behandles i.
- Klikk på Tilknytt nederst i bildet og velg Dokumentmal.
- Velg Saksframlegg under Dokumentmal i boksen du får opp og klikk Lagre.
- Du kan legge til eventuelle vedlegg ved å klikke på Tilknytt og Filvedlegg.
- Klikk på Lagre og rediger dokument øverst til høyre på journalposten.
- Dokumentet vil nå åpne seg i Word for redigering. Når du er ferdig, lukker du Word og lagrer endringer.
- Du vil få opp et vindu hvor du kan velge å ferdigstille journalposten eller sende den til godkjenning. Klikker du på Avbryt eller ignorerer vinduet til det forsvinner av seg selv, vil journalposten bli stående i status Reservert.
- Skal journalposten sendes til godkjenning, legger du inn den eller de som skal godkjenne i kronologisk rekkefølge slik at første godkjenner legges inn først. (Navnene til alle godkjennerne legges til i den samme søkeruten.)
- Når saksframlegget er ferdig godkjent, endres status til Ferdig. Herfra overtar utvalgssekretæren.