Under følger en forklaring på noen av ordene og begrepene som blir brukt i sakarkivsystemet WebSak.
Et sakarkivsystem er et system for saksbehandling og arkivering av saksdokumenter og består av:
Saker hvor hver sak inneholder et eller flere
Dokumenter hvor hvert dokument inneholder en eller flere
Filer
De ulike nivåene i en sak er illustrert på bildet under:
Sak
En sak (også kalt saksmappe eller arkivsak) inneholder alle dokumenter som tilhører samme aktivitet/prosess. En aktivitet kan være å ansette noen, å tilrettelegge studier for noen eller å gjøre et innkjøp. Det er også en aktivitet å sende en henvendelse eller søknad til noen andre.
Hovedregelen er at det skal være én sak per aktivitet og objekt (personen som skal ansettes, studenten det skal tilrettelegges for, varen som skal kjøpes, dispensasjonen det søkes om). Dette kalles en enkeltsak. Dersom aktiviteter henger tett sammen og antall dokumenter for hver aktivitet er liten, kan det i noen tilfeller brukes en samlesak. Vi ønsker likevel å unngå oppretting av samlesaker, spesielt dersom aktiviteten gjelder en person (ansatt/student), av hensyn til gjenfinnbarhet i arkivet.
Dokument
Et dokument (også kalt journalpost) er en registrering i en sak. Dokumentet består av en fil med eventuelle vedlegg og tilhørende opplysninger (metadata).
Det finnes forskjellige typer dokumenter, og hvilken som er riktig å velge kommer an på dokumentets bruksområde og om det er noe UiB har mottatt eller skal sende fra seg. Her er en oversikt over de ulike dokumenttypene.
Fil
En fil kan være et Word-dokument, en PDF-fil, en e-post, en bildefil, en tekstmelding, osv. - i bunn og grunn all slags informasjon en ansatt ved UiB mottar, sender fra seg eller forfatter.
Samlemappe
En samlemappe er en overordnet sak som grupperer saker som hører sammen ved å lage en mappestruktur. Selve samlemappen skal ikke inneholde dokumenter, kun saker. Vi benytter samlemapper for ansatte og studenter. På denne måten får vi samlet alt som gjelder den enkelte ansatt/student, og informasjonen blir lettere å finne igjen.
Saksmal
En saksmal er en forhåndsutfylt mal som brukes ved oppretting av nye saker. Bruk av maler gjør det enklere å opprette og kontrollere saker ved at vi får standardiserte titler og færre felter å fylle ut.
Dokumentmal
En dokumentmal (eller journalpostmal) er en forhåndsutfylt mal som brukes ved oppretting av nye dokumenter. Bruk av maler gjør det enklere å opprette og kontrollere dokumenter ved at vi får standardiserte titler og færre felter å fylle ut.
Restanse og behandling/avskrivning av restanse
En restanse er et dokument du har mottatt hvor det kreves behandling. Det kan være et brev som må besvares eller informasjon du må vise at du har fått med deg. Å behandle eller avskrive restansen vil si å registrere at og hvordan behandlingen av et dokument er blitt avsluttet. Du kan lese mer om hvordan du avskriver en restanse i kunnskapsartikkel KI 3120.
Kurv
En kurv er en oversikt over visse saker eller dokumenter. Det finnes ulike typer kurver basert på arbeidsoppgavene til saksbehandlere, ledere og arkivarer. En kurv kan f.eks. være en oversikt over aktive saker, dokumenter med restanse eller dokumenter til fordeling. Du kan lese mer om kurver og hvordan du organiserer dem her: (lenke kommer)
Administrativ enhet
En administrativ enhet kan være et fakultet, et institutt eller en avdeling ved UiB. I WebSak har hver bruker en rolle ved sin enhet, og alle saker og dokumenter tilhører en administrativ enhet og er fordelt til en saksbehandler ved den enheten.
