KI 3131 Søke fram saker/dokumenter i WebSak
(oppdatert )
Standard søk (Søk+)
Standard søk finner du enten ved å klikke på forstørrelsesglasset oppe i høyre hjørne eller pilen like til høyre for det og deretter Søk+. Da får du opp alternativene Standard søk og Utvidet søk.
Begge søkene er fritekstsøk hvor det søkes i metadata på både saker, dokumenter og filer i tillegg til innholdet i filene. Du kan filtrere søkeresultatet ditt ved å velge et eller flere av filtrene til venstre. På bildet under er det blitt filtrert på administrativ enhet slik at vi kun får treff på saker ved denne enheten som inneholder Kari Nordmann i sakens metadata (i dette tilfellet tittelen).
Forskjellen på Standard søk og Utvidet søk er at du finner flere filtreringsmuligheter i Utvidet søk. Når du står i et Standard søk, kan du bytte til Utvidet søk under pilen til venstre for søkefeltet.
Arkivsøk (Avansert søk)
Ønsker du et mer nøyaktig søkeresultat, kan du bruke Arkivsøk. Du finner dette alternativet ved å klikke på pilen ved forstørrelsesglasset oppe i høyre hjørne og deretter Avansert søk.
Ved bruk av Arkivsøk skriver du inn søkeord i de relevante feltene, enten på saks-, dokument- eller filnivå. På denne måten spisser du søket ditt på forhånd i motsetning til Standard søk hvor du får et bredere søkeresultat som du filtrerer i etterkant. Er du på jakt etter et dokument som er sendt inn av en bestemt person på en bestemt dato, søker du dette opp ved å skrive inn navnet til vedkommende i Avs/mot-feltet og datoen i Dok.dato-feltet . Vil du søke opp alle aktive rekrutteringssaker ved en enhet, fyller du ut feltene for tittel, adm. enhet og saksstatus som vist på bildet under.
Søketips
Ved søk i WebSak får du ikke bare treff på et eksakt søkeord, men også ord som ligner på søkeordet. Det vil si at hvis du søker på ordet søk, vil du også få treff på søker og søknad. Søker du på saksnummeret 25/1, vil du få opp alle saker som har et saksnummer som begynner med 25/1XXX.Hermetegn
For å få eksakte treff, brukes hermetegn. Du kan søke på enkeltord eller en hel frase og vil kun få treff som er skrevet nøyaktig slik du har oppgitt. F.eks. vil søket "søknad om permisjon" ikke gi treff på dokumenter med tittel Søker om permisjon.
Trunkere med *
Er du usikker på skrivemåten av et ord eller finnes det flere måter å skrive det på, kan du trunkere med tegnet * (stjerne). Dette erstatter deler av søkeordet slik at du får treff på de gjenstående bokstavene. Navnet Jenssen kan f.eks. trunkeres jens*en. Bokmåls- og nynorskformene forskning/forsking kan trunkeres forsk*ing.
Gå tilbake til søkeresultatet
Har du klikket deg inn på en sak eller et dokument fra søkeresultatet, kan du alltid finne tilbake til søket ditt ved å klikke på den mørkeblå linjen øverst.
Løsne søk
Du kan løsne søket ditt til et eget vindu. Dette kan være nyttig dersom du ønsker å se søkeresultatet samtidig som du klikker deg inn på de forskjellige sakene/dokumentene i trefflisten.
Forskjellen på å løsne søket og å bare åpne WebSak i et nytt nettleservindu er at søket som løsnes er koblet til det vinduet med WebSak som det ble løsnet fra. Det gjør at hvis du har søket på én side av skjermen og WebSak på den andre, kan du klikke på en sak eller et dokument i søket som da åpnes i det andre vinduet.
Tips for Arkivsøk
Søk i begge tittelfeltHak av for Søk i begge tittelfelt på både saks- og dokumentnivå. Dette gjør at du kun trenger å forholde deg til det ene tittelfeltet ved søking uten å tenke på om søkeordet står skrevet i tittel 1 eller tittel 2. (WebSak husker valget ditt neste gang du skal søke.)
Søke opp saksnummer
For å søke opp en spesifikk sak hvor du kjenner saksnummeret, skriver du dette inn i feltet Sak id. Du kan søke opp et dokument på samme måte ved å skrive saksnummer + bindestrek + dokumentnummer i feltet Dok nr. I motsetning til Standard søk, hvor du får treff på nummer som ligner når du søker, får du her kun treff på det eksakte saks-/dokumentnummeret du har skrevet inn.
Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119