UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 3132 Opprette en sak (saksmappe) i WebSak

(oppdatert )
Denne kunnskapsartikkelen forklarer hvordan du oppretter en ny sak i WebSak og hvordan du bruker såkalte saksmaler (maler for saker hvor visse metadata er forhåndsutfylt) og samlemapper (overordnede saker som samler andre saker).

For å opprette et dokument i en sak, les kunnskapsartikkel KI 3140 Opprette et dokument (journalpost) i WebSak.
Søke etter eksisterende sak
Før du oppretter en sak, søker du i WebSak for å se om det finnes en eksisterende sak som gjelder samme aktivitet og/eller objekt. Vi gjør dette for å samle dokumenter som hører sammen og dermed skape bedre oversikt i arkivet. Et vedtak skal ligge i samme sak som søknaden. En signert avtale skal inn i den saken hvor all foregående dokumentasjon og korrespondanse ligger. En ansatt eller student som søker om permisjon har kanskje en permisjonssak fra før som kan gjenbrukes.

Les om de ulike søkealternativene i kunnskapsartikkel KI 3131 Søke fram saker/dokumenter i WebSak.
Opprette en ny sak
Finner du ingen eksisterende sak, oppretter du en ny. Gjør følgende:
  1. Gå til arbeidsbordet. Står du i en sak eller et dokument, vil du ikke få opp knappen for å opprette ny sak, så du må gå tilbake til arbeidsbordet ved å klikke på husikonet enten i venstremenyen eller oppe ved siden av initialene dine.
  2. Nederst i høyre hjørne finner du et plusstegn. Flytt musepekeren dit og klikk på mappeikonet som dukker opp. Dette er knappen for ny sak.
  3. Du vil nå få opp oppsettet for en ny sak hvor du må fylle ut de nødvendige feltene.
Opprette sak fra saksmal
Alle saker opprettes fra en saksmal hvor visse felter (tittel, klassering, skjerming) er forhåndsutfylte. Dette gjør det enklere å opprette en sak i tillegg til at sakstitlene blir standardiserte og dermed mer gjenfinnbare.

Hvilken saksmal du skal velge avhenger av hvilken aktivitet det gjelder (å ansette noen, å tilrettelegge studier for noen, å gjøre et innkjøp, osv.). Det er mulig å søke etter en bestemt saksmal i listen, men søkemulighetene er litt begrenset. Du får kun treff på det første ordet i navnet på malen og det første ordet i beskrivelsen (det som står etter bindestreken).

Slik går du frem for å opprette saken:
  1. Velg riktig saksmal. Vi har ikke fått opprettet saksmaler for alt, så dersom du ikke finner en passende mal, kan du bruke Generell sak (vær obs på at her må du fylle ut tittel og skjerming selv). Vi vil jobbe fortløpende med å få på plass alle de saksmalene vi har bruk for.
    • NB! Gjelder saken en ansatt, student eller eiendom vil du ikke få opp de riktige malene med mindre du oppretter saken i en samlemappe. Les mer om samlemapper nedenfor under Opprette en samlemappe (brukes for personal-, student- og eiendomssaker).
  2. Fyll ut Tittel 1. I tittelfeltet vil det (med mindre du har valgt malen Generell sak) stå en tittel. Iblant er den ferdig utfylt og iblant inneholder den tekst i klammer av typen < > hvor teksten må erstattes med noe passende. I eksempelet under må <stillingstittel> og <enhet> erstattes slik at tittelen blir f.eks. Rekruttering - seniorrådgiver ved HR-avdelingen.
  3. Fyll ut Tittel 2 ved behov. Dette er ikke et obligatorisk felt, men brukes dersom deler av en tittel skal skjermes. Tittel 1 kan ikke skjermes, kun Tittel 2. Vi skriver alltid navnet til ansatte og studenter i tittel 2, selv om det ikke skal skjermes, i tilfelle det blir nødvendig å skjerme på et tidspunkt.
  4. Tittel er det eneste du trenger å fylle ut. Klassering er enten forhåndsutfylt eller blir fylt ut av arkivarene.
  5. Klikk Lagre oppe i høyre hjørne.
  6. Først når saken er opprettet vil du få mulighet til å endre skjermingen på saken. Dette vil være forhåndsutfylt, men du kan endre den ved å klikke på tilgangskoden oppe til høyre. For mer informasjon om skjerming, les kunnskapsartikkel KI 3134 Skjerming av saker/dokumenter i WebSak.



For å opprette et dokument i saken, les kunnskapsartikkel KI 3140 Opprette et dokument (journalpost) i WebSak.

Opprette en samlemappe (brukes for personal-, student- og eiendomssaker)
En samlemappe er en overordnet sak som grupperer saker som hører sammen ved å lage en mappestruktur. Selve samlemappen skal ikke inneholde dokumenter, kun saker. Vi benytter samlemapper for ansatte, studenter og eiendommer. På denne måten får vi samlet alt som gjelder den enkelte ansatte/student/eiendom, og informasjonen blir lettere å finne igjen.

Personal-, student- og eiendomssaker ligger i hver sin arkivdel og blir klassert etter andre ordningsprinsipp enn i det ordinære saksarkivet.
  • Personalsaker tilhører arkivdel Personalarkiv for UiB og har ansattnummer som primærklassering
  • Studentsaker tilhører arkivdel Studentarkiv for UiB og har studentnummer som primærklassering
  • Eiendomssaker tilhører arkivdel Eiendomsarkiv for UiB og har gårds- og bruksnummer som primærklassering

Slik går du fram for å opprette en samlemappe:
  1. Søk i WebSak for å se om det finnes en samlemappe fra før på vedkommende eller på eiendommen.
    • søk på navn eller ansattnummer dersom det gjelder en ansatt
    • søk på navn eller studentnummer dersom det gjelder en student
    • søk på adresse eller gnr/bnr dersom det gjelder en eiendom
  2. Hvis samlemappen finnes, klikk på den slik at du står i mappen og velg Ny sak på plusstegnet nede i høyre hjørne. Følg stegene ovenfor i Opprette sak fra saksmal. Du skal nå få opp de riktige saksmalene (men dessverre får du også opp maler som ikke hører til i samlemappen. Vi blir ikke kvitt disse, så bare Ignorer dem.).
  3. Hvis samlemappen ikke finnes, velg ny Ny sak.
  4. Søk på f.eks. ordet samlemappe i feltet Saksmal og velg enten Samlemappe for eiendom, Samlemappe for ansatt(oppdragstaker eller Samlemappe for student.
  5. Hvis du velger Samlemappe for student, er feltet Tittel 1 forhåndsutfylt, men du må skrive inn studentens navn i Tittel 2.
  6. Tittel er det eneste du trenger å fylle ut. Klassering blir enten fylt ut automatisk eller av arkivarene. Skjermingen er forhåndsutfylt og vil bli synlig når du har opprettet saken. Alle studentsaker skal skjermes med minst tilgangskode S, alle personalsaker med minst P og eiendomssaker med minst INT (som betyr ingen skjerming). For mer informasjon om skjerming, les kunnskapsartikkel KI 3134 Skjerming av saker/dokumenter i WebSak.
  7. Klikk Lagre oppe i høyre hjørne.
Nå er samlemappen opprettet. Av utseende skiller den seg fra en vanlig sak med en mørkeblå farge og et ikon med en åpen mappe.


Opprette en personal-, student- eller eiendomssak i en samlemappe
For å opprette en sak i en samlemappe må du stå i riktig mappe og velge Ny sak på plusstegnet nede i høyre hjørne. Følg stegene ovenfor i Opprette sak fra saksmal. Du skal nå få opp de riktige saksmalene (men dessverre får du også opp maler som ikke gjelder studenter eller ansatte. Vi blir ikke kvitt disse, så bare Ignorer dem.).

Tips! Når du har opprettet en eller flere saker i samlemappen, klikk på listesymbolet øverst til høyre. Da åpnes mappestrukturen på venstre side slik at du har oversikt over sakene når du klikker deg inn på en av dem.


Etter at saken er opprettet

Vis mer informasjon om saken
Brukergrensesnittet i WebSak+ viser lite detaljer om en sak. Hvis du har bruk for mer informasjon, er det mulig å klikke på i-ikonet oppe til høyre eller velge Vis metadata i kontekstmenyen (de tre prikkene). Da åpnes informasjonsboksen på høyre side. Du kan velge å låse visningen av denne boksen ved å klikke på sirkelen oppe i høyre hjørne.

Synes du fortsatt WebSak+ er uoversiktlig eller vanskelig å jobbe i, kan du teste ut Arkiv+. Dette er bare et annet brukergrensesnitt. Her finner du de samme sakene og dokumentene som i WebSak+, men informasjonen er mer synlig og du kan enklere bytte mellom saker ved at de åpner seg i egne faner.
Flere valg i kontekstmenyen
Har du behov for å redigere saken i etterkant, kan du gå til kontekstmenyen (de tre prikkene) øverst i høyre hjørne og velge Rediger. Her har du også andre valg som å legge til kryssreferanse (lenke til en annen sak) eller opprette/redigere tilgangsgrupper.


Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119