UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 3140 Opprette et dokument (journalpost) i WebSak

(oppdatert )
Denne kunnskapsartikkelen forklarer hvordan du oppretter et nytt dokument (også kalt journalpost) i WebSak.
Et dokument er en registrering i en sak og består av en fil med eventuelle vedlegg og tilhørende opplysninger (metadata). Før du kan opprette et dokument må du ha en sak hvor dokumentet skal ligge. Les kunnskapsartikkel KI 3132 for å lære hvordan du søker etter en sak eller oppretter en ny en.

Når du befinner deg i riktig sak, finnes det flere måter å opprette et dokument på. I kunnskapsartikkel KI 3144 finner du veiledninger for å importere eksisterende filer/dokumenter/e-poster til WebSak via:
  • dra og slipp-funksjon fra Outlook, Teams og filutforsker
  • eksternt dokumentområde fra Outlook, Teams og OneDrive
  • WebSak-knappen i Outlook, Teams, Word, Excel og PowerPoint

Men ønsker du å opprette et nytt Word-dokument direkte i WebSak, må du følge stegene nedenfor.
Hvordan opprette et dokument
For å opprette et dokument i WebSak, gjør du følgende:
  1. Stå i riktig sak og gå til plusstegnet nederst i høyre hjørne. Klikk på ikonet for Nytt dokument.
  2. Eventuelt gå til kontekstmenyen (de tre prikkene) og velg Nytt dokument derfra.
  3. Du vil nå få opp oppsettet for et nytt dokument hvor du må fylle ut de nødvendige feltene.
  4. Det første du må velge er riktig dokumenttype. Les kunnskapsartikkel KI 3139 hvis du er usikker på hvilken du skal velge. For å opprette et saksframlegg, les kunnskapsartikkel KI 3172 Opprette et saksframlegg og melde det til styre/råd/utvalg i WebSak+.



Opprette et dokument fra en dokumentmal
I tillegg til de vanlige dokumenttypene er det i noen saker mulig å velge en dokumentmal (eller journalpostmal). En slik mal kan velges istedenfor en av dokumenttypene, men her vil felter som tittel og skjerming være forhåndsutfylt. Dette gjør det enklere å opprette et dokument i tillegg til at vi får standardiserte titler.

I listen over dokumenttyper heter dokumentmalene "Mal" etterfulgt av maltittel pluss en bokstav som forteller oss hvilken dokumenttype malen har (inngående brev, N-notat, osv.). På bildet nedenfor er f.eks. Mal - Attest (U) en mal for en attest som skal sendes som et utgående brev til en ansatt.

Hvilke maler du får opp som alternativ, avhenger av sakstypen - altså om saken du oppretter dokumentet i gjelder en ansatt, en student, et forskningsprosjekt, osv. Alle dokumentmalene er ikke på plass ennå, men vi vil jobbe fortløpende med å opprette nye. Finner du ikke en passende mal til dokumentet du skal opprette, velger du en vanlig dokumenttype.


Opprette et inngående brev
Et inngående brev er et dokument mottatt fra en ekstern avsender, f.eks. en søknad fra en student. Hvis du har valgt denne dokumenttypen, må du fylle ut:
  1. Avsender
    • Du kan skrive inn navnet direkte i avsenderfeltet, men må i tillegg klikke på Legg til ny. I boksen som da dukker opp trenger du ikke å fylle ut mer informasjon enn navnet, men du har mulighet til skrive inn e-postadresse osv.
    • Du kan eventuelt klikke på menneskeikonet til venstre for feltet og velge Lag ny avsender. Da får du opp den samme boksen med felter til utfylling. Velger du Avansert søk, får du mulighet til å søke opp avsender i folkeregisteret eller enhetsregisteret (les mer i KI 3141). Dette er ikke nødvendig på et inngående brev siden det ikke skal ekspederes, men det er ikke noe i veien for å gjøre det. Det vil være til hjelp for deg dersom brevet skal besvares med et utgående brev siden informasjonen om avsenderen da vil arves og allerede ligge klar som mottaker av svarbrevet.
  2. Interne kopimottakere kan legges til ved behov.
  3. Tittel 1. Skriv en tittel som beskriver hva dokumentet inneholder. Hva søkes det om, hva svares det på, hva går henvendelsen ut på. Tenk på at det bør være så enkelt som mulig å forstå hva dokumentet dreier seg om utifra å bare lese tittelen.
  4. Tittel 2 er ikke obligatorisk, men brukes dersom deler av en tittel skal skjermes, f.eks. personnavn. Tittel 1 kan ikke skjermes, kun Tittel 2 (les mer om skjerming i KI 3134). Det er ikke nødvendig å ha med navnet i tittelen dersom dette uansett kommer fram av avsenderfeltet eller i sakstittelen, men dersom dokumentet gjelder en annen person enn avsender, kan det være verdt å legge det til i Tittel 2.
  5. Tekstmal skal ikke velges på denne dokumenttypen. Det er en feil at dette er kommer opp som et mulig valg ettersom inngående brev er dokumenter vi har mottatt og ikke noe vi selv skal opprette og forfatte. Du vil få mulighet til å importere en fil i etterkant.
  6. Klikk Lagre oppe i høyre hjørne.



Etter at du har opprettet dokumentet, får du muligheten til å:
  • Importere filer. Det er veldig fristende å klikke på Legg til hoveddokument, men ikke gjør det! Da får du bare opp alternativene for tekstmal igjen. Gå til kontekstmenyen (de tre prikkene) og velg Importer fil. Da åpnes filutforsker hvor du kan velge en fil. Det er også lett å tro at man skal velge Hent fil, men her henter man bare en fil fra et eksisterende dokument i WebSak.
    • Andre måter å importere på er å dra filen over til dokumentet direkte fra filutforsker eller Outlook, eller eventuelt åpne Eksternt dokumentområde og derfra få tilgang til filer fra Outlook, Teams og OneDrive (les mer om dette i kunnskapsartikkel KI 3144).
    • Du kan importere flere filer, og de legger seg da som vedlegg. Les hvordan du kan endre rekkefølgen på vedlegg i kunnskapsartikkel KI 3143.
  • Endre skjerming. Du ser skjermingen oppe i høyre hjørne. Denne er arves automatisk fra saken med mindre dokumentet er opprettet fra en dokumentmal. Les mer om skjerming i kunnskapsartikkel KI 3134.
  • Behandle/avskrive restansen på dokumentet. Den som har opprettet dokumentet blir automatisk satt som saksbehandler og får dermed en restanse som må behandles. Les mer om hvordan du behandler/avskriver restanser i kunnskapsartikkel  KI 3120.

Opprette et utgående brev
Et utgående brev er et dokument du sender til en ekstern avsender, f.eks. et svar på en students søknad. Du kan velge å opprette et utgående brev på to måter. Du kan enten
  1. Gå til plusstegnet, klikke på ikonet for Nytt dokument og velge Utgående brev som dokumenttype.

    Eller, viss du skal besvare et inngående brev med et utgående,
  2. Klikke på knappen Behandle på det inngående brevet og velge behandlingsmåte Besvart med utgående brev. Da avskriver du samtidig restansen din på det inngående brevet. Les mer om å behandle/avskrive restanser i kunnskapsartikkel KI 3120.

I begge tilfeller må du fylle ut disse feltene:
  1. Mottaker
    • Alle brev skal i hovedsak ekspederes digitalt til mottakers digitale postkasse. Da må mottaker først søkes opp i folkeregisteret eller enhetsregisteret. Les hvordan dette gjøres i kunnskapsartikkel KI 3141.
    • Må brevet sendes på en annen måte, f.eks. på e-post, kan du skrive inn navnet direkte i avsenderfeltet. Da må du i tillegg klikke på Legg til ny, men trenger ikke å fylle ut mer informasjon enn navn og e-postadresse. Du kan eventuelt klikke på menneskeikonet til venstre for feltet og velge Lag ny avsender for å få opp den samme boksen med felter til utfylling.
  2. Interne kopimottakere kan legges til ved behov.
  3. Tittel 1. Skriv en tittel som beskriver hva dokumentet inneholder. Hva søkes det om, hva svares det på, hva går henvendelsen ut på. Tenk på at det bør være så enkelt som mulig å forstå hva dokumentet dreier seg om utifra å bare lese tittelen.
  4. Tittel 2 er ikke obligatorisk, men brukes dersom deler av en tittel skal skjermes, f.eks. personnavn. Tittel 1 kan ikke skjermes, kun Tittel 2 (les mer om skjerming i KI 3134). Det er ikke nødvendig å ha med navnet i tittelen dersom dette uansett kommer fram av mottakerfeltet eller i sakstittelen, men dersom dokumentet gjelder en annen person enn mottaker, kan det være verdt å legge det til i Tittel 2.
  5. Velg en tekstmal. Et Word-dokument vil da åpnes etter at du har klikket Lagre oppe i høyre hjørne.


Når du er ferdig med å skrive brevet, lukker du Word-dokumentet. I tillegg må du sjekke inn (lagre) filen i WebSak i etterkant (dette skjer ikke automatisk). Du kan sjekke inn filen enten ved å klikke på Sjekk inn i kontekstmenyen (de tre prikkene) på filen eller på skyikonet på linjen bak filen. På skyikonet oppe i høyre hjørne har du også mulighet til å sjekke inn en eller flere filer. Her vises det en oversikt over alle dine utsjekkede filer som krever innsjekking.


Opprette et internt notat
Et notat brukes kun internt og kan være enten med oppfølging (N-notat) hvor mottaker(e) får en restanse som må avskrives eller uten oppfølging (X-notat) hvor eventuelle mottakere ikke får en restanse.

Du kan velge å opprette et notat på to måter. Du kan enten
  1. Gå til plusstegnet, klikke på ikonet for Nytt dokument og velge Internt notat med oppfølging (N) eller Internt notat uten oppfølging (X) som dokumenttype.

    Eller, viss du skal besvare et notat med et nytt notat,
  2. Klikke på knappen Behandle på notatet du har mottatt og velge behandlingsmåte Besvart med X-notat eller Besvart med N-notat Da avskriver du samtidig restansen din på det mottatte notatet. Les mer om å behandle/avskrive restanser i kunnskapsartikkel KI 3120.

I begge tilfeller må du fylle ut disse feltene:
  1. Mottaker. Skriv inn navnet på eventuelle interne mottakere. N-notat må ha minst én mottaker. X-notat kan stå uten mottaker.
  2. Interne kopimottakere kan legges til ved behov.
  3. Tittel 1. Skriv en tittel som beskriver hva dokumentet inneholder. Hva søkes det om, hva svares det på, hva går henvendelsen ut på. Tenk på at det bør være så enkelt som mulig å forstå hva dokumentet dreier seg om utifra å bare lese tittelen.
  4. Tittel 2 er ikke obligatorisk, men brukes dersom deler av en tittel skal skjermes, f.eks. personnavn. Tittel 1 kan ikke skjermes, kun Tittel 2 (les mer om skjerming i KI 3134).
  5. Velg en tekstmal. Et Word-dokument vil da åpnes etter at du har klikket Lagre oppe i høyre hjørne.


Når du er ferdig med å skrive brevet, lukker du Word-dokumentet. I tillegg må du sjekke inn (lagre) filen i WebSak i etterkant (dette skjer ikke automatisk). Du kan sjekke inn filen enten ved å klikke på Sjekk inn i kontekstmenyen (de tre prikkene) på filen eller på skyikonet på linjen bak filen. På skyikonet oppe i høyre hjørne har du også mulighet til å sjekke inn en eller flere filer. Her vises det en oversikt over alle dine utsjekkede filer som krever innsjekking.


Opprette et saksframlegg
Gå til kunnskapsartikkel KI 3172 Opprette et saksframlegg og melde det til styre/råd/utvalg i WebSak+ for å lære hvordan du kan opprette et dokument av type saksframlegg og melde dette opp til et styre, råd eller utvalg for behandling. (Vær obs på at saksframlegg må opprettes i WebSak+.)
Etter at du har opprettet et dokument
Når dokumentet er opprettet får du mulighet til å:
  • Endre skjerming på dokumentet. Du ser skjermingen oppe i høyre hjørne. Denne er arves automatisk fra saken med mindre dokumentet er opprettet fra en dokumentmal. Les mer om skjerming i kunnskapsartikkel KI 3134.
  • Sende dokumentet til godkjenning (se veiledning i kunnskapsartikkel KI 3161)
  • Ekspedere/ferdigstille dokumentet (se veiledning her - lenke kommer)

Flere valg i kontekstmenyen
Har du behov for å redigere dokumentet i etterkant, kan du gå til kontekstmenyen (de tre prikkene) øverst i høyre hjørne og velge Rediger dokument. Her har du også andre valg som å legge til kryssreferanse (lenke til en annen sak) eller opprette/redigere tilgangsgrupper.


Vis mer informasjon om dokumentet
Brukergrensesnittet i WebSak+ viser lite detaljer om dokumentet. Du kan få fram informasjon om avsender/mottaker av dokumentet ved å klikke på personikonet som vist på bildet nedenfor. Hvis du har bruk for mer informasjon, er det mulig å klikke på i-ikonet oppe til høyre eller velge Vis metadata i kontekstmenyen (de tre prikkene). Da åpnes informasjonsboksen på høyre side. Du kan velge å låse visningen av denne boksen ved å klikke på sirkelen oppe i høyre hjørne.


Synes du fortsatt WebSak+ er uoversiktlig eller vanskelig å jobbe i, kan du teste ut Arkiv+. Dette er bare et annet brukergrensesnitt. Her finner du de samme sakene og dokumentene som i WebSak+, men informasjonen er mer synlig og du kan enklere bytte mellom saker ved at de åpner seg i egne faner.


Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119