1 Godkjenning

1.1 Sende et dokument til godkjenning

1. Gå til dokumentet og sjekk at det er klart for godkjenning og har
   • status R (Reservert)
   • en ferdigskrevet tekst
   • en tittel som beskriver innholdet i dokumentet
   • eventuelle mottakere
2. Klikk på knappen Ny oppgave nederst (eventuelt gå via plussknappen og Ny oppgave).
   • 
3. I oppgavebildet velger du først oppgavetype. For godkjenning har du to alternativer:
   • Til parallell godkjenning: alle godkjennerne mottar sin godkjenningsoppgave samtidig og kan behandle denne uavhengig av hverandre.
   • Til sekvensiell godkjenning: godkjennerne mottar sin godkjenningsoppgave i den rekkefølgen saksbehandler velger. Godkjenner 2 vil altså ikke ha mulighet til å godkjenne før godkjenner 1 har godkjent.
     • NB! Dersom godkjenner 1 velger å ikke godkjenne, vil ikke godkjenner 2 få mulighet til å godkjenne. Da avbrytes godkjenningsflyten og saksbehandler må gjøre de endringene som kreves før hen kan sende dokumentet til godkjenning på nytt.
   • 
4. Legg til en eller flere mottakere (godkjennere). Ofte er godkjenner saksbehandlers nærmeste leder, men det kan også være andre. Vær obs på at dersom du
   • har valgt parallell godkjenning, er det ikke viktig hvilken rekkefølge du legger til mottakerne.
   • har valgt sekvensiell godkjenning, vil dokumentet bli godkjent i den rekkefølgen du legger til mottakerne. Du kan endre på rekkefølgen ved å bruke pilene til høyre eller dra mottakeren dit du vil.
   • ønsker at mottaker skal behandle godkjenningsoppgaven innen en viss dato, kan du sette en frist.
   • 
5. Du kan legge til kopimottakere på oppgaven dersom du ønsker at noen skal bli informert.
6. Du kan legge til en merknad ved behov. Dette feltet vil allerede være forhåndsutfylt med informasjon om hvem som har sendt oppgaven og når, men dette kan du eventuelt fjerne.
7. Klikk Send øverst til høyre.
8. Du finner en oversikt over dokumenter du har sendt til godkjenning i kurven Sendt til godkjenning og uttalelse i venstremenyen.

1.2 Godkjenne et dokument

1. For å godkjenne, klikk på oppgaven i kurven (eller gå via kontekstmenyen (de tre prikkene) til høyre og velg Behandle oppgave).
   • NB! Oppgavene som skal behandles kan ha forskjellige navn. Det kan stå Til parallell godkjenning, Til sekvensiell godkjenning eller, dersom noen i samme godkjenningsflyt har godkjent før deg, så vil det stå Godkjent selv om du ikke har godkjent ennå (dette fordi navnet på oppgaven arves fra forrige godkjenner). Dersom noen har fordelt sin godkjenningsoppgave til deg, vil det stå Videresendt for godkjenning. Vi vet at dette er forvirrende, men bare husk at alt som ligger i kurven Mottatt for godkjenning og uttalelse er oppgaver du skal behandle.
   • 
2. Klikket du på selve oppgaven i steg 1 får du opp bildet nedenfor. Åpne først filen for å lese innholdet som skal godkjennes og velg deretter enten
   • Godkjent for å godkjenne dokumentet.
   • Ikke godkjent for å returnere dokumentet til saksbehandler for korrigering.
   • Videresendt for godkjenning dersom du ønsker å fordele godkjenningsoppgaven til noen andre. (Dette er kun et alternativ ved parallell godkjenning.)
   • 
3. I oppgavebildet du får opp trenger du ikke fylle ut noe med mindre du valgte knappen Behandle oppgave i steg 1 og kom direkte hit. Velg i tilfelle oppgavetype som forklart i steg 2. Hvis du ønsker kan du legge til kopimottakere og en merknad. Klikk deretter Send.
   • 

1.3 Etter at dokumentet er godkjent/ikke godkjent

• Godkjente utgående brev får status R (Reservert) både etter parallell og sekvensiell godkjenning. De ligger klare til ekspedering i kurven Til ekspedering.
• Godkjente N- og X-notater får
  • status R (Reservert) etter parallell godkjenning. De må da ekspederes/ferdigstilles fra kurven Til ekspedering.
  • status E (Ekspedert) etter sekvensiell godkjenning. De er da blitt ekspedert internt til mottakerne.
• Godkjente saksframlegg får
  • status R (Reservert) etter parallell godkjenning. De må da ferdigstilles fra kurven Godkjente saksframlegg til ferdigstilling.
  • status F (Ferdig) etter sekvensiell godkjenning. De er da blitt ferdigstilt.
• Ikke godkjente dokumenter blir stående i status R (Reservert) og går tilbake til kurven Mine dokumenter under behandling.

• Til ekspedering: her havner de dokumentene som er klare for ekspedering (sending). Det gjelder utgående brev, men også N- og X-notater med oppgavetype parallell godkjenning. Les kunnskapsartikkel KI 3188 for veiledning om ekspedering av brev og KI 3190 for ferdigstilling/ekspedering av notater.
• Mine dokumenter under behandling: her havner dokumenter hvor godkjenner har valgt å ikke godkjenne. Da må du gjøre eventuelle endringer før du kan sende dokumentet til godkjenning på nytt. (Disse dokumentene finner du også i kurven Ikke godkjente dokumenter.)
• Godkjente saksframlegg til ferdigstilling: her havner saksframlegg med oppgavetype parallell godkjenning som har blitt godkjent og må ferdigstilles (få status F (Ferdig)). Les kunnskapsartikkel KI 3190 for mer informasjon om ferdigstilling.

• Godkjente dokumenter: dine dokumenter hvor godkjenner har valgt å godkjenne.
• Ikke godkjente dokumenter: dine dokumenter hvor godkjenner har valgt å ikke godkjenne. (Disse havner også i kurven Mine dokumenter under behandling.)
• Ekspederte/ferdigstilte notater og saksframlegg: dine notater og saksframlegg som har fått status E (Ekspedert) eller F (Ferdig). Her ligger det dokumenter både med fullført oppgaveflyt og uten noen oppgaveflyt.

2 Uttalelse

2.1 Sende et dokument til uttalelse

1. Gå til dokumentet og sjekk at det er klart for å sendes til uttalelse. Her er det ikke nødvendig at dokumentet har status R (Reservert).
2. Følg stegene ovenfor i 1.1 Sende et dokument til godkjenning.
3. Ved oppretting av oppgaven velger du enten
   • Til parallell uttalelse: alle mottakerne mottar sin oppgave samtidig og kan behandle denne uavhengig av de andre.
   • Til sekvensiell godkjenning: mottakerne mottar sin oppgave i den rekkefølgen saksbehandler velger. Mottaker 2 vil altså ikke ha mulighet til å gi en uttalelse før mottaker 1 har kommet med sin.
4. Når du har opprettet oppgaven vil du finne en oversikt over dokumenter du har sendt til godkjenning i kurven Sendt til godkjenning og uttalelse i venstremenyen.

2.2 Gi en uttalelse

• Uttalelse for å gi en uttalelse.
• Ingen uttalelse for å la være å gi en uttalelse.
• Videresendt for uttalelse dersom du ønsker å fordele oppgaven til noen andre. (Dette er kun et alternativ ved parallell uttalelse.)

2.3 Etter dokumentet har fått en uttalelse

3 Beskjed

3.1 Sende en beskjed på et dokument

1. Gå til dokumentet og sjekk at det er klart for å sendes med en beskjed. Her er det ikke nødvendig at dokumentet har status R (Reservert).
2. Følg stegene ovenfor i 1.1 Sende et dokument til godkjenning.
3. Ved oppretting av oppgaven velger du Beskjed og skriver deretter beskjeden i merknadsfeltet.

3.2 Besvar beskjeden eller avskriv

• Beskjed dersom du ønsker å svare på beskjeden ved å sende en beskjed i retur.
• Tatt til etteretning dersom det ikke er nødvendig med et svar.

3.3 Etter at beskjeden er behandlet