KI 3188 Ekspedere (sende) et utgående brev i WebSak
(oppdatert )
Dersom du har et brev som er sendt utenfor WebSak, f.eks. på e-post i Outlook, kan du lese kunnskapsartikkel KI 3189 for å lære hvordan du markerer et dokument som ekspedert.
Hvordan ekspedere et brev
Etter at du har opprettet et utgående brev (les om oppretting av dokumenter i KI 3140), må dette ekspederes til en ekstern mottaker.Gjør klart brevet
- Opprett (se KI 3140) eller gå til dokumentet du skal ekspedere. Dersom et brev har blitt sendt til godkjenning før ekspedering, havner dette i kurven Til ekspedering i venstremenyen når det er godkjent.
- Forsikre deg om at du har lagt til alle mottakere (se kunnskapsartikkel KI 3141 for hjelp til å legge til en mottaker).
- Som standard skal brevet sendes digitalt til mottakers digitale postkasse. Du må da søke opp vedkommende i folkeregisteret/enhetsregisteret.
- Er det ikke mulig å sende digitalt (f.eks. hvis mottaker ikke ligger i folkeregisteret), kan brevet sendes på e-post. Da oppretter du mottakeren manuelt og skriver kun vedkommendes navn og e-postadresse. (NB! Husk å hake av for at mottaker Er person.)
- Når dokumentet er klart, klikk på knappen Ekspeder nede i venstre hjørne eller gå via kontekstmenyen (de tre prikkene øverst i høyre hjørne).
Ekspeder brevet
Når du klikker på Ekspeder, vil du få opp et ekspederingsbilde hvor mottakerne er listet.- Hak av for mottakeren/mottakerne du vil sende til. Har du mer enn én mottaker kan du velge å sende til alle eller bare enkelte ved å hake av for valgt mottaker. Vær obs på at det kun blir ekspedert til mottakere med en blå hake framfor navnet sitt.
- Velg forsendelsesmåte i nedtrekksmenyen til høyre for mottaker. Skal brevet sendes som digital forsendelse, velger du eFormidling. Skal det sendes som e-post, velger du Epost. Ved ekspedering som e-post får du opp et fritekstfelt nederst hvor du har mulighet til å skrive en tekst som vil stå i e-posten. Selve brevet vil bli sendt som et vedlegg.
- Ved behov kan du redigere detaljene til mottaker ved å gå til blyantikonet til høyre.
- NB! Dersom du får feilmeldingen «Sikkerhetsnivå 4 støttes ikke for denne meldingstypen», les avsnittet under.
- Klikk på Ekspeder oppe til høyre for å ekspedere.
- Hvis du får opp spørsmål om du ønsker å endre brevdato, velger du Ja. Da blir datoen i brevet oppdatert til dagens og dermed lik som ekspederingsdato.
Får du feilmeldingen «Sikkerhetsnivå 4 støttes ikke for denne meldingstypen»?
Dersom forsendelsesmåte eFormidling er valgt og det står «Sikkerhetsnivå 4 støttes ikke for denne meldingstypen» med gul skrift (se skjermutklipp nedenfor), betyr det at mottakeren ikke har digital postkasse (Digipost, eBoks), men heller ikke har reservert seg mot digital kommunikasjon fra det offentlige.Endre da forsendelsesmåte fra eFormidling til SvarUt og ekspeder brevet. Mottaker vil da motta brevet i Altinn. Dersom hen ikke åpner det innen to virkedager, vil det automatisk bli sendt som fysisk post.
NB! Det er bare i dette tilfellet du skal bruke forsendelsesmåte SvarUt. Bruk ellers alltid eFormidling (eventuelt eSignering for signeringsoppdrag).
Dersom forsendelsesmåte eFormidling er valgt og det ikke vises noen feilmelding, har mottaker enten digital postkasse eller reservert seg mot digital kommunikasjon fra det offentlige. Du kan da ekspedere brevet via eFormidling. Det vil bli sendt til mottakers digitale postkasse, eventuelt til deres fysiske postkasse dersom det foreligger en reservasjon.
Hvordan sjekke om brevet mottas digitalt eller fysisk
Du kan på forhånd sjekke om mottaker har reservert seg mot digital kommunikasjon. Les hvordan du gjør dette i kunnskapsartikkel KI 3212. Har vedkommende reservert seg, blir brevet sendt til utskrift og deretter som fysisk post. Som standard blir det sendt til mottakers folkeregistrerte adresse, men du kan overstyre dette ved å redigere mottakeren og erstatte adressen. Slike endringer har du mulighet til å gjøre i ekspederingsvinduet ved å klikke på blyantikonet til høyre.Etter at brevet er ekspedert
Etter ekspedering endres statusen på dokumentet til E (Ekspedert). Du kan sjekke dette ved å klikke på i-ikonet oppe til høyre. Da åpnes en informasjonsboks på høyre side, og du kan låse visningen av denne ved å klikke på sirkelen i høyre hjørne.Her ser du blant annet dokumentets status, og forsendelsesstatusen nederst forteller hvordan og når brevet ble ekspedert. Du finner også denne informasjonen og lesekvittering ved å gå til Historikk (klokkeikonet oppe til høyre for i-ikonet i informasjonsboksen).
Du finner en oversikt over dine brev som har blitt ekspedert i kurven Ekspederte brev i venstremenyen. Sjekk også kurven Ekspedering feilet jevnlig for å forsikre deg om at alle brevene dine har blitt ekspedert.
Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119