KI 3599 Søke opp dokumenter til fordeling ved en annen enhet enn din egen

2026-08-27

Kurvene for fordeling viser bare dokumenter ved din egen enhet eller ved overliggende enhet. Dersom du har behov for å se dokumenter som ligger ufordelt ved en annen enhet, har du mulighet til å søke opp disse. Men vær obs på at du må ha tilgang ved den enheten du skal fordele ved. Les om hvordan du søker om tilganger i kunnskapsartikkel KI 3209 og om tilgangskoder og tilgangsstyring i WebSak her.

Det finnes to måter å søke opp dokumenter til fordeling på. Du kan bruke

restansesøk hvor du kun får opp dokumenter med restanse (inngående brev og N-notater). Her må du sortere trefflisten i etterkant for å skille det som er ufordelt fra det som er fordelt.
lagret søk hvor du kan søke opp inngående brev, N-notater, X-notater eller saker som ligger ufordelt ved valgt enhet. Ufordelte kopier eller oppgaver er enn så lenge ikke mulig å søke opp utenfor kurvene.

Søke opp dokumenter med restanse

Du kan søke opp dokumenter med restanse (inngående brev og N-notater) ved en valgt enhet og deretter sortere på de som ligger ufordelt.

Gjør følgende for å søke:

Oppe til høyre er det et forstørrelsesglass. Klikk på pilen til venstre for dette og gå til Avansert søk og deretter Restanser.
Du får nå opp et søkebilde med mange felt.
Gå til Adm.enhet (det øverste feltet, ikke bruk det nederste) og søk opp den/de enhet(ene) du er interessert i.
Klikk på Utfør søk oppe til høyre.

I søkeresultatene vil du se alle restansene ved enhetene det gjelder. I kolonnen Saksbehandler kan du se hvilke som er ufordelt. Disse kan du fordele på vanlig måte (se KI 3205).

NB! Merk at det kan finnes dokumenter til fordeling på hver side i søkeresultatet. Sortering fungerer ikke på tvers av sider i søkeresultatet.

Lagre søket
Du har mulighet til å lagre dette søket ved å velge Lagre søk i kontekstmenyen som vist på bildet nedenfor. Søket vil du da finne igjen i Mine lagrede søk.

Søke opp dokumenter/saker til fordeling

Vil du søke opp dokumenter eller saker som ligger til fordeling ved en valgt enhet, kan du bruke noen predefinerte søk som ligger tilgjengelig under Mine lagrede søk.

Det er kun mulig å søke fram inngående brev, N-notater, X-notater og saker med disse søkene. Enn så lenge støtter ikke WebSak å søke opp kopier eller oppgaver til fordeling utenfor kurvene.

Gjør følgende for å søke:

Oppe til høyre er det et forstørrelsesglass. Klikk på pilen til venstre for dette og gå til Avansert søk og deretter Arkivsøk (eller et av de andre søkene under Avansert søk).
Du får nå opp et søkebilde med mange felt. Gå til kontekstmenyen (de tre prikkene oppe i høyre hjørne) og velg Mine lagrede søk. Her vil det ligge noen ferdige søk for fordeling hvor alle nødvendige felter er fylt ut bortsett fra adm. enhet.
Klikk på det søket du ønsker.

Inngående brev til fordeling

Fyll ut riktig enhet i feltet Adm. enhet under Dokumenter. Du kan velge flere enn én enhet. Klikk på Utfør søk oppe til høyre for å søke.

Notater til fordeling

For å søke fram N- og X-notater ser bildet litt annerledes ut, men her skal du også fylle ut feltet Adm. enhet. Du kan velge flere enn én enhet. Klikk på Utfør søk oppe til høyre for å søke.

Saker til fordeling

Du får nå opp søkebildet hvor du må fylle ut riktig enhet i feltet Adm. enhet under Saker. Du kan velge flere enn én enhet. Klikk på Utfør søk oppe til høyre for å søke.

Lagre egne søk

Du har mulighet til å lagre søk som du oppretter ved å velge Lagre søk i kontekstmenyen.

Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119