KI 3205 Fordele saker/dokumenter i WebSak
Fordele saker/dokumenter ved egen enhet
I WebSak er det ikke mulig for en bruker å ha mer enn én rolle. Rollen ligger ved den administrative enheten du tilhører. Dersom du skal fordele ved en annen enhet enn din egen, gå til Fordele saker/dokumenter ved en annen enhet nedenfor.For å fordele ved din egen enhet bruker du kurvene i venstremenyen.
- Saker til fordeling inneholder saker/saksmapper
- Inngående brev til fordeling inneholder dokumenter/journalposter som vi har mottatt fra eksterne avsendere
- Notater til fordeling inneholder interne notater med eller uten oppfølging (N- og X-notater) hvor din enhet er satt som mottaker
- Kopier til fordeling inneholder dokumenter hvor din enhet er satt som kopimottaker
- Oppgaver til fordeling (godkjenning m.m.) inneholder oppgaver som har blitt sendt til din enhet for godkjenning, uttalelse eller som en beskjed.
- Gå til en av kurvene for fordeling. Det er mulig med ulike visninger i kurvene, men for å få best oversikt, anbefaler vi tabellvisning. Endre til denne ved å klikke på tabellikonet til høyre.
- I kontekstmenyen (de tre prikkene til høyre for saken/dokumentet) velger du Fordel. (Du har også mulighet til å endre saksbehandler ved å klikke på Rediger/Rediger dokument.)
- Søk opp personen du vil fordele til i feltet Saksbehandler. Du har også mulighet til å legge til en frist, en merknad eller en ny mottaker. Dersom saken/dokumentet har havnet feil, kan du velge en annen adm. enhet i feltet Avdeling.
- Klikk Fordel oppe til høyre.
I kurven er det også mulig å fordele flere på en gang dersom de skal til samme saksbehandler. Klikk da på ikonet for Velg flere helt til høyre, hak av for de sakene/dokumentene det gjelder og velg Fordel.
Fordele saker/dokumenter ved en annen enhet
Dersom du skal fordele ved en annen enhet enn din egen, er det ikke mulig å bruke kurvene i venstremenyen. Du må heller søke fram det som ligger ufordelt ved hjelp av predefinerte søk.- Oppe til høyre er det et forstørrelsesglass. Klikk på pilen til venstre for dette og gå til Avansert søk og deretter Arkivsøk.
- Du får nå opp et søkebilde med mange felt. Gå til kontekstmenyen (de tre prikkene oppe i høyre hjørne) og velg Mine lagrede søk. Her vil det ligge noen søk for fordeling hvor alle nødvendige felter er fylt ut bortsett fra adm. enhet. (Enn så lenge støtter ikke WebSak å søke opp kopier eller oppgaver til fordeling utenfor kurvene, men vi jobber med å få dette på plass).
- Klikk på det søket du ønsker.
- Du får nå opp søkebildet hvor du må fylle ut riktig enhet i feltet Adm. enhet enten under Saker eller Dokumenter, avhengig av hvilket søk du valgte. Du kan velge flere enn én enhet.
- Klikk på Utfør søk oppe til høyre for å søke fram ufordelte saker/dokument ved valgt enhet.
Du har også mulighet til å lagre egne søk som du oppretter ved å velge Lagre søk i kontekstmenyen.
Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119