KI 3134 Skjerming av saker/dokumenter i WebSak
(oppdatert )
Hvorfor vi skjermer
Vi skjermer saker og dokumenter som inneholder sensitive opplysninger for å hindre at uvedkommende får tilgang til dem. Slike opplysninger kan gjelde personlige forhold eller være av konkurransemessig betydning eller sikkerhetsmessige hensyn.Metadataene (tittel, avsender/mottaker) til alle dokumenter UiB mottar eller produserer blir publisert på offentlig journal, og derfor er det viktig at vi skjermer ved behov. Noen dokumenter skjermes kun av interne hensyn og inneholder ikke nødvendigvis noe sensitivt. Et eksempel er personalsaker. Disse blir skjermet for å unngå at alle WebSak-brukere har fri tilgang til dokumenter om ansatte. Det samme gjelder saker som omhandler en student.
Hva du må være obs på ved skjerming i WebSak
- Alle saker og dokumenter må ha en tilgangskode og er derfor skjermet i teorien, men ikke i praksis. Tilgangskoden INT blir brukt på saker/dokumenter som skal være åpne og tilgjengelige. Alle brukere er autorisert for denne tilgangskoden.
- Hvilken tilgangskode som kan settes på en sak/dokument avhenger av hvilken type sak/dokument det gjelder og hvilke autorisasjoner brukeren har.
- Personalsaker ligger i en egen arkivdel og skal ha enten tilgangskode P, PT eller PX, avhengig av hvilket nivå det skal skjermes på. Men sakene/dokumentene må ha minst tilgangskode P.
- Studentsaker ligger også i en egen arkivdel og skal ha enten tilgangskode S, ST eller SX. Sakene/dokumentene må ha minst tilgangskode S.
- Andre sakstyper (f.eks. rekrutteringssaker, økonomisaker, forskningssaker) ligger i saksarkivet og må ha minst tilgangskode INT (altså ingen skjerming), og ellers avhenger de tilgjengelige tilgangskodene av sakstypen.
- Alle saker og dokumenter som blir opprettet får automatisk en tilgangskode. Denne skjermingen blir enten forhåndsutfylt i saks- eller dokumentmalen som er valgt eller arves fra saken (hvis det er et dokument). Skjermingen som er satt kan endres i etterkant.
Hvordan skjerme en sak eller et dokument
Man kan skjerme på saksnivå og på dokumentnivå. På saksnivå skjermes kun metadata som tittel og klassering. På dokumentnivå kan man skjerme selve filen i tillegg til metadata.For å skjerme en sak/dokument klikker du på tilgangskoden som vises øverst til høyre, eventuelt går du til kontekstmenyen under de tre prikkene og velger Sett tilgang. NB! Du vil kun få mulighet til å se skjermingen og å endre på den etter at du har opprettet en sak/dokument. Husk å alltid sjekke at tilgangskoden og paragrafen stemmer selv om den er forhåndsutfylt.
I vinduet du får opp må du velge fire ting:
1. Tilgangskode
Alt av saker og dokumenter må ha en tilgangskode i WebSak, også det som ikke egentlig skal skjermes.
- INT brukes for det som skal være tilgjengelig for alle.
- Personalsaker må ha minst P.
- Studentsaker må ha minst S.
2. Avskjermingskode
Denne koden avgjør hva som skal skjermes på en sak, et dokument eller en fil. Vi har fire ulike nivåer:
- 0 - Internt åpent skjermer ingenting og brukes kun sammen med tilgangskode INT og på saker/dokumenter/filer som skal være åpne for alle.
- Tittel 2, klassering og avsender/mottaker vil da vises som skjermet i WebSak, men fordi alle brukere vil være autorisert for INT vil alle kunne se denne informasjonen. Det som er skjermet med kode 0 vil ikke bli skjermet på offentlig journal (bortsett fra innholdet i tittel 2 og klassering ettersom dette ikke vises på offentlig journal uavhengig av skjerming).
- 1 - Skjerming av filer skjermer selve filene på et dokument, men skjermer i praksis ingenting på en sak. De samme fire kodene (med unntak av kode 3) brukes på sak, dokument og fil, som betyr at det står Skjerming av filer også på saksnivå selv om det bare er dokumenter som har filer.
- 2 - Skjerming av filer og tittel 2 skjermer filer og innholdet i feltet Tittel 2 på sak og dokument.
- Kode 3 skjermer ulike ting avhengig av om koden er lagt til på saks- eller dokumentnivå.
- 3 - Skjerming av filer, tittel 2 og klassering skjermer innholdet i tittel 2 og klassering på sak.
- 3 - Skjerming av filer, tittel 2 og avsender/mottaker skjermer filer, innholdet i tittel 2 og i feltene Avsendere/Mottakere på dokument.
Paragrafen forteller oss hvorfor noe er skjermet. For å unnta opplysninger fra offentligheten må vi vise til en lov som begrunner dette. I tillegg til disse paragrafene har vi i WebSak en blank "paragraf" som vises som en bindestrek "-". Denne brukes både for saker/dokumenter som ikke skal skjermes (tilgangskode INT) eller som ikke har blitt offentlighetsvurdert ennå. Det vil si at vi kan bruke denne paragrafen på alle dokumenter fram til det blir bedt om innsyn i dem. Et dokument vil alltid offentlighetsvurderes i forbindelse med innsynskrav, og fram til da er det ikke nødvendig å sette riktig paragraf på dokumentet. Bruk derfor paragraf "-" ved oppretting av saker og dokument.
Vær obs på at paragrafene vises med to versjoner når man skal velge en fra listen. Det er paragraf nr. 2 (den uten forkortelser) som vises i selve filen/Word-dokumentet når det er brukt en tekstmal.
4. Skjerming av dokumenter og versjoner
Hva du velger her avgjør hvorvidt de underliggende elementene (dokumentene/filene) skal arve skjermingen som er valgt på saken/dokumentet.
- Ikke utfør endringer på underliggende elementer er standard. Alle nye dokumenter som blir opprettet i en sak arver automatisk sakens skjerming med mindre en annen skjerming velges på dokumentet. I de fleste tilfeller er det dermed ikke ønskelig at skjerming skal kopieres fra sak til dokument.
- (Kopier skjermingsinformasjon til alle underliggende elementer uten skjerming) er ikke et alternativ fordi det ikke vil finnes noen dokumenter eller filer i vår base uten skjerming så lenge vi bruker tilgangskode INT på alt som skal være åpent og tilgjengelig.
- Kopier og overskriv skjermingsinformasjon til alle underliggende elementer kopierer sakens skjerming til dokumentene og erstatter samtidig den skjermingen dokumentene eventuelt måtte ha fra før. Bruk denne kun hvis du er sikker på at det ikke finnes dokumenter i saken som burde beholde sin opprinnelige skjerming.
(5. Publisering)
Du kan se bort fra denne.
Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119