KI 3192 Opprette eller legge til tilgangsgruppe på en sak/dokument i WebSak

2026-03-13

Dersom en annen bruker trenger tilgang til en av dine saker eller dokumenter, kan du legge dem til i en tilgangsgruppe. Denne kunnskapsartikkelen forklarer hvordan du gjør dette.

Ulike måter å gi noen tilgang til en sak eller et dokument

For at en bruker skal få tilgang til en sak eller dokument som er skjermet, må vedkommende være forberedt (klarert) for tilgangskoden som er brukt. (Les mer om tilganger her.)

Dersom brukeren er det, kan du gi hen tilgang til en sak ved å:

Legge vedkommende til i en tilgangsgruppe

For å gi noen tilgang til et dokument finnes det flere måter::

Legge vedkommende til i en tilgangsgruppe
Sette vedkommende som hovedmottaker (på notat)
Sette vedkommende som kopimottaker (på alle dokumenttyper)
Sette vedkommende som mottaker av en oppgave. En oppgave kan være å sende et dokument til godkjenning eller uttalelse. (Les KI 3161 for mer informasjon om oppgaver.)

NB! Dersom brukeren skal ha tilgang til et dokument i en personal- eller studentsak må vedkommende legges i en tilgangsgruppe på saken, ikke på dokumentet. Det holder heller ikke at brukeren står som kopimottaker på dokumentet. Dette er en følge av at tilgangsstyringen i personal- og studentarkivet er strengere for å skjerme taushetsbelagt informasjon om UiBs ansatte og studenter.

Hvordan opprette/legge til en tilgangsgruppe

Stå i saken eller dokumentet du ønsker å gi noen tilgang til.
Gå til kontekstmenyen (de tre prikkene oppe i høyre hjørne) og velg Rediger tilgangsgruppe.

Du vil nå få opp et bilde hvor du kan velge å enten gi noen lesetilgang eller skrivetilgang.

Med lesetilgang kan en bruker lese filene og metadata, men ikke gjøre endringer.
Med skrivetilgang kan en bruker redigere saken/dokumentet og, ved skrivetilgang på saksnivå, opprette nye dokumenter i saken.

Legge til enkeltmedlemmer

For å opprette en såkalt ad hoc-tilgangsgruppe som kun gjelder for denne saken/dokumentet, gjør du følgende:

Søk opp brukeren som skal ha tilgang i feltet Tilgangsgruppemedlemmer.
Ved behov kan du legge til en Til dato for når tilgangen skal utløpe.
Klikk på Legg til før du evetuelt søker opp en ny bruker.
Klikk Lagre når du har lagt til alle som skal ha tilgang.

Legge til en forhåndsdefinert tilgangsgruppe

For å legge til en eksisterende tilgangsgruppe hvor medlemmene er forhåndsdefinerte, gjør du følgende:

Søk opp riktig gruppe i feltet Legg til gruppe. (Les mer om hvilke tilgangsgrupper vi har her.)
Ved behov kan du legge til en Til dato for når tilgangen skal utløpe.
Klikk på Legg til før du eventuelt søker opp en ny gruppe.
Klikk Lagre når du har lagt til alle som skal ha tilgang.

Informasjon om tilgangstype

Dersom du lurer på hvilken type tilgang du har til en sak eller et dokument, kan du sjekke dette ved å klikke på i-ikonet oppe til høyre. Da åpnes en informasjonsboks på høyre side hvor du vil se om du har lese- eller skrivetilgang eller ingen tilgang (har du skrivetilgang har du automatisk også lesetilgang).

Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119