UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 3162 Slik får du tilgang til WebSak

(oppdatert )
For å lese eller behandle dokumenter i WebSak trenger du tilgang. Det er ulike tilganger for ulike sakstyper. (Se KI 3160 Tilgangsstyring i WebSak for mer informasjon.) Noen tilganger får du automatisk, andre må du søke om og få godkjent av din leder, eller av leder for den enheten som forvalter en tilgangskode eller -gruppe.
Slik får du tilgang til WebSak

Sjekk først om du har tilgang
Mange ansatte får tilgang til WebSak automatisk. Det gjelder bl.a. de som har vært med på opplæring og de som har vært aktive brukere i Elements siste år. Disse kan logge direkte inn som saksbehandler (på https://uib.acossky.no/saksbehandling).
Hvis du ikke har tilgang, bestiller du en bruker slik:
  1. Gå til tilgang.uib.no og logg inn.
    NB! Søknadsdialogene i UiBtilgang fungerer ikke i Firefox. Bruk derfor en annen nettleser.
  2. Pass på at Forespørsler er valgt øverst, eventuelt velg det fra nedtrekksmenyen hvis et annet alternativ er valgt.
  3. Velg Rettigheter > Katalog i menyen til venstre.
  4. Finn tilgangsrettigheten WebSak - Bli bruker. Velg den. Merk: Hvis du ikke ser denne i katalogen, er det mest sannsynlig fordi du allerede har en brukerkonto i WebSak. Da kan du ikke bestille det på nytt. Sjekk en gang til (se forrige avsnitt). Hvis du skulle bestille flere rettigheter, se avsnittet om å bestille tilgangsrettigheter.
  5. Klikk Be om nederst på siden.
    Skjermbilde fra UiBtilgang som viser det som er beskrevet i teksten.
  6. En rute som oppsummerer bestillingen dukker opp til høyre. Her må du også klikke Be om. Det er ikke nødvendig å skrive noen kommentar.
    Skjermbilde fra UiBtilgang som viser det som er beskrevet i teksten.
  7. Når du har bedt om rettigheten dukker det opp en kort melding om dette på skjermen.
  8. Tilgangen blir gitt automatisk og ganske umiddelbart. Maks. 15-20 etter at du har sendt søknaden, kan du logge inn i WebSak. Du vil få en e-post som bekrefter at du har fått tilgangen:
    Skjermbilde fra UiBtilgang som viser det som er beskrevet i teksten.
  9. Nå kan du logge inn på https://uib.acossky.no/saksbehandling.
Hvis du trenger flere rettigheter enn de du har fått automatisk, kan du søke om dem som beskrevet i neste avsnitt.
Før du søker om flere tilgangsrettigheter
Du kan se hvilke tilgangsrettigheter du allerede har. Se KI 3163 Hvordan se egne tilganger for mer informasjon. Du bør aldri søke om en tilgangsrettighet "for sikkerhets skyld" hvis du kanskje allerede har den. Du må finne ut nøyaktig hvilke(n) tilgang(er) du trenger å søke om for de oppgavene du skal gjøre i WebSak. Ekstra eller feil søknader skaper forvirring og dobbeltarbeid.

De rettighetene som er mest aktuelle å søke om finner du i WebSak - Få tilgang på enhetsnivå (bli autorisert for en tilgangskode ved en enhet). (Merk at bare de som allerede er WebSak-brukere kan søke om denne. Hvis du ikke er bruker i WebSak, må du først blir det; se forrige avsnitt.)

Når du søker må du velge
  • hvilken enhet (institutt, avdeling e.l.) du skal ha tilgang ved og
  • hvilken tilgangskode det gjelder, samt
  • navn på leder tilgangen er avklart med (Dette siste for at godkjenner lett skal kunne bekrefte at du har søkt om riktig tilgang.)
Hvis du skal søke ved flere enheter og/eller om flere tilgangskoder, må du sende en søknad for hver.
Slik søker du om en tilgangsrettighet
Når du har avklart at du trenger en ny tilgangsrettighet i WebSak, kan du søke om den slik:
  1. Gå til tilgang.uib.no og logg inn.
    NB! Søknadsdialogene i UiBtilgang fungerer ikke i Firefox. Bruk derfor en annen nettleser.
  2. Velg fra menyen over bestillbare rettigheter slik:
    1. Pass på at Forespørsler er valgt øverst, eventuelt velg det fra nedtrekksmenyen hvis et annet alternativ er valgt.
    2. Velg Rettigheter > Katalog i menyen til venstre
    3. Finn den rettigheten du vil søke om. Den aktuelle her heter WebSak - Få tilgang på enhetsnivå (bli autorisert for en tilgangskode ved en enhet). Merk: Hvis du ikke ser denne i katalogen, er det mest sannsynlig fordi du ikke har en brukerkonto i WebSak. Da må du ikke bestille det. Se forrige avsnitt.
      Skjermbilde fra UiBtilgang som viser det som er beskrevet i teksten.
  3. Kryss av for rettigheten du vil søke om. Klikk deretter Be om nederst på skjermen:
    Skjermbilde fra UiBtilgang som viser det som er beskrevet i teksten.
  4. Du vil få opp en dialog i en grå ramme til høyre i vinduet. Her må du fylle ut en del felt, nøyaktig hvilke varierer litt med de ulike rettighetene:
    • Tilgangskode: Den tilgangskoden du trenger. Hvis du er usikker, se forklaring på tilgangskodene i KI 3160 Tilgangsstyring i WebSak.
    • Administrativ enhet: Den enheten (institutt, avdeling osv.) som du trenger tilgang ved. Merk at ikke alle organisasjonsenheter ved UiB er egne arkivenheter. Menyen viser bare de enhetene som er arkivenheter i WebSak.
    • Autorisasjon gjelder for underordnende enheter: Kryss av her hvis søknaden også gjelder underordnede enheter. (F.eks. om du søker om tilgang til studentsaker ved et fakultet og ved alle institutter og eventuelle andre arkivenheter som ligger under dette fakultetet.)
    • Beskriv hvorfor du har behov for tilgangen og hvem som har godkjent at du søker om tilgang: Det kan være viktig for effektiv behandling av søknaden at du kort forklarer hva du trenger tilgangen for.
    • Tilpasset utløpsperiode: Her velger du hvor lenge tilgangen skal gjelde for. Du bør velge en kort periode om du vet at du bare vil trenge tilgangen i begrenset tid. Maksimal varighet er to år. (Dersom du prøver å velge en lengre periode, vil søknaden ikke kunne sendes inn, du må da velge Avbryt og starte om igjen.)
  5. Når du har fylt ut feltene, klikk Be om-knappen nederst til høyre.
  6. Skjermbilde fra UiBtilgang som viser det som er beskrevet i teksten.
  7. Du får en melding på skjermen om at forespørselen om godkjenning er sendt:
    Skjermbilde fra UiBtilgang som viser det som er beskrevet i dette punktet.
Da må du bare vente til leder har godkjent forespørselen.