KI 3208 Journalføre dokumenter/journalposter i WebSak
Hvor du finner dokumenter til journalføring
For å utføre en arkivars arbeidsoppgaver er Arkiv+ absolutt den beste modulen å bruke. Her finner du kurvene for journalføring og andre kontrolloppgaver i venstremenyen. Husk å velge Noark for å få fram de riktige kurvene. Da får du fram de som er ment for arkivarens arbeidsoppgaver. Skal du jobbe med en sak eller et dokument som saksbehandler, velger du Saksbehandling i nedtrekksmenyen ved kurvsymbolet.Dokumenter og saker til kontroll er delt inn etter arkivdel, så dersom du f.eks. skal journalføre personaldokumentasjon, går du til Kontrolloppgaver i personalarkivet og velger riktig underkurv.
Få oversikt i journalføringsbildet
Når du har klikket på riktig kurv, går du til fanen øverst og klikker på firkantsymbolet ved siden av krysset. Da løsnes kurven over til et eget vindu. (Det er også mulig å løsne søkeresultat på samme måte.)
Det mest praktiske er å dele opp skjermen (trykk på Windows-tasten og en av piltastene). Da kan du velge å ha vinduet med journalføringskurven på venstre side og Arkiv+-vinduet på høyre side. Den løsnede kurven er fortsatt koblet til Arkiv+ slik at når du klikker på et dokument i kurven, åpner dokumentet seg i vinduet på høyre side.
Dersom du i tillegg klikker på filen i dokumentet, åpner det seg en forhåndsvisning heilt til høyre. På denne måten ser du både kurven, saken, dokumentet og filen i samme bilde.
Hvordan kvalitetssjekke før journalføring
I dokumentdetaljene kan du sjekke at:- Tittel 1 er beskrivende og ikke inneholder skrivefeil eller informasjon som bør skjermes.
- Tittel 2 inneholder det som ev. skal skjermes og personnavn, uavhengig av om det skal skjermes eller ikke. (Vær obs på at tittel 2 kan være haket av for som skjermet på dokumenter med tilgangskode INT, men det betyr i praksis ingenting. INT skjermer kun internt, og alle brukere har tilgang til denne koden.)
- Dok.type stemmer.
- Status stemmer. NB! Ved feilet ekspedering blir dokumentet stående i status E (vi har meldt dette inn som en feil), så sjekk alltid forsendelsesstatus før du journalfører utgående brev.
- Dok.dato stemmer overens med datoen i filen.
- Skjermingen stemmer. Du finner tilgangs- og avskjermingskode oppe til høyre på den blå linjen. Les mer om skjerming og tilgangsstyring i kunnskapsartikkel KI 3134. En oversikt over tilganskodene og deres bruksområde finner du her.
I fanene under dokumentdetaljene finner du:
Filen(e)
Sjekk at disse kan åpnes og ikke inneholder åpenbare mangler.
Avsender/mottaker
Sjekk at navnet ikke har åpenbare skrivefeil eller kun består av en e-postadresse.
NB! Dersom det er et utgående brev må du alltid sjekke forsendelsesstatus. Et dokument kan ha status E og likevel ikke ha blitt ekspedert. Scroll deg mot høyre for å få informasjon om ekspedering.
Helt til venstre vil du se om avsender/mottaker er skjermet. Sjekk at dette er haket av for ved behov. Det er også veldig viktig at det er haket av for Er person dersom dette er tilfelle. Grunnen til dette er at alle personnavn må markeres ettersom de ikke skal være søkbare i offentlig journal på eInnsyn etter 12 måneder. En mottaker hakes automatisk av for dette når vedkommende søkes opp via folkeregisteret. Er en avsender/mottaker lagt til manuelt, må saksbehandler hake av for dette selv.
Hvordan journalføre
Du kan manuelt endre status på et dokument til J (Journalført), men det mest effektive er å journalføre i kurven.Stå i kurven og klikk på ikonet for Velg flere oppe til høyre.
Hak av for det/de dokumentet/dokumentene du har sjekket og velg Journalfør øverst.
Du får nå opp en boks i Arkiv+-vinduet hvor WebSak har gjort en overflatisk sjekk. Får du kun opp grønne haker, kan du klikke på Journalfør. Får du opp et rødt kryss, er det noe som mangler. Når dokumentene har fått status J, forsvinner de fra journalføringskurven.
Gå tilbake til forsiden ved å følge denne lenken: KI 3119