KI 1433 Slik registrerer du gjester som skal ha brukerkonto
Slik registrerer du en gjest
- Logg inn på gjest.uib.no (Gjestetjenesten). Velg innlogging for verter:
- Du kan bli bedt om å velge hvilken bruker du ønsker å logge på med. Du må også velge Use work or school account:
- Når du er logget inn i Gjestetjenesten, klikk Registrer ny gjest:
- Du vil da få opp følgende skjermbilde. Her kan du søke for å kontrollere om gjesten allerede har en brukerkonto.
Hvis den ikke finnes, kan du registrere ved å klikke Registrer ny gjest nede i venstre hjørne:
- Du vil da få opp et skjema hvor du først skal fylle ut fornavn, etternavn og e-post:
- Deretter velger du gjesterolle, organisasjon og perioden hvor den aktuelle personen skal være langvarig gjest ved UiB. Når det er fylt ut trykker på du Neste nederst til venstre:
- Du vil få opp en oppsummering av informasjonen du fylte ut i de foregående stegene.
Dersom noe er feil kan du klikke Tilbake for å rette opp.
Hvis informasjonen i oppsummeringen er riktig, klikk Lagre:
- Når du har lagret vil du få opp melding om at registreringen er fullført og du kan gå tilbake til forsiden:
Gjesten må registrere seg
Gjesten vi nå få en e-post fra noreply@usit.no med overskrift Invitasjon til opprettelse av gjestekonto hos UiB:
NB! Vær oppmerksom på at noen e-postsystemer kan sortere denne meldingen som spam/søppelpost. Be derfor gjesten sjekke i mappe for spam/søppelpost dersom hen ikke har fått en ventet invitasjonsmelding.
Gjesten må klikke på lenken i e-posten og gjennomføre registreringen før verten kan godkjenne gjestekontoen.
For detaljer se KI 1616 Registrere seg for gjestekonto.
Godkjenne gjester/Gjester som venter på godkjenning
Hvis gjesten har registrert seg med Feide eller MinID, blir kontoen automatisk opprettet og gjesten får en e-post om at hen må aktivere kontoen. (Se KI 1471 Slik aktiverer du brukerkonto for detaljert veiledning.)Hvis gjesten har registrert seg med manuell registrering, må du som vert godkjenne kontoen. Det gjør du slik:
- Når gjesten har registrert seg kan du klikke Gjester som venter på godkjenning:
- Du vil da få opp en liste over gjester som har registrert seg og venter på godkjenning. De nyeste gjestene som trenger godkjenning vil ligge nederst på listen. Her vil gjester som venter på godkjenning ha statusen Trenger godkjenning frem til de har blitt godkjent. Helt til høyre kan du klikke Detaljer:
- Klikk knappen Detaljer lengst til høyre på linja for hver gjest for å se detaljer og godkjenne.
- Du vil da få opp et bilde med kontaktinformasjon og roller:
- Klikk på Bekreft for å bekrefte legitimasjonen og opprette gjestekontoen.
Godkjente gjester
På forsiden kan du se gjester som er godkjente ved å klikke Godkjente gjester:
Du vil da få opp en liste over godkjente gjester. Her vil gjester enten ha statusen Aktiv eller Utgått.
Du kan sortere listen over gjester etter de ulike feltene ved å klikke på kolonneoverskriftene. Det er også mulig å søke etter en gjest ved å bruke søkefeltet.
Hvis du er vert for flere avdelinger, kan du velge å bare vise gjester ved én av dem med nedtrekksmenyen Velg avdeling(er).
Helt til høyre kan du velge Detaljer for den enkelte gjesten:
Du vil da få opp en oversikt med kontaktinformasjon og roller:
Du kan i den øverste delen klikke Send for å sende invitasjonen på nytt, eller Kanseller for å kansellere invitasjonen.
I den nederste delen kan du klikke Legg til rolle.
Dersom du vil tilbake til hovedmenyen klikker du Tilbake.
Dersom du klikker Legg til rolle får du opp følgende vindu hvor du kan legge til en ekstra rolle, med tilhørende organisasjon (avdeling) og periode:
Når du har fylt ut informasjonen klikker du Lagre. Dersom du ikke vil legge til en ny rolle, klikker du Tilbake.
Klikk på pilen ved Godkjente gjester for å komme tilbake til forsida.