UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 3128 Forutsetninger for å bli Copilot-klar ved UiB

Denne veiledningen beskriver hva både enkeltbrukere og avdelinger på UiB må gjøre for å forberede seg på trygg og effektiv bruk av Microsoft Copilot. For brukerene handler dette om kontroll på egne data, opplæring og kompetanse, og personvern og informasjonssikkerhet. For avdelingene handler dette om orden i eget hus.
For brukeren

1. Kontroll på egne data
  • Du må ha oversikt over hvilke data du har tilgang til i Microsoft 365 (OneDrive, Teams, SharePoint, Outlook, etc.).
  • Sørg for at dine filer er ryddige, korrekt klassifisert (åpen, begrenset, fortrolig), og vær spesielt bevisst på at sensitive data blir klassifisert som fortrolig.
  • Vær bevisst på hvem du deler dokumenter og mapper med, og hvor lenge delingen gjelder.
2. Opplæring og kompetanse
  • Du bør gjennomføre opplæring i bruk av Copilot Chat, inkludert hvordan du gir gode instrukser (prompts) og hvordan du kvalitetssikrer svarene. KI Kompetanseløft | UiB Tjenesteutvikling | UiB
  • Bli kjent med hvordan Copilot søker i dataene dine, og husk at du må kontrollere resultatene og kildene selv.
  • Copilot kan av og til gi ufullstendige resultater, siden den ikke alltid søker i alle data.
3. Personvern og informasjonssikkerhet
  • Følg UiBs retningslinjer for behandling av personopplysninger.
  • Merk deg at samtalelogger med Copilot blir lagret. Disse loggene er kun tilgjengelige for deg, og du har mulighet til selv å slette deler av eller hele loggen.
  • Her kan du lese mer om Microsoft sine garantier for personvern i Copilot: Microsoft Learn | Privacy and Protections

For avdelingen/organisasjonen

1. Orden i eget hus
  • Gjennomføre opprydding i alle felles Microsoft 365 lagringsområder (Teams/SharePoint).
    • Gamle felles lagringsområder (P:) vil bli flyttet til ny løsning (UiBfiler) med hjelp fra IT-avdelingen.
    • Kartlegg om det finnes sensitive eller arkivverdige filer i dagens Teams-områder, og sørg for at filene enten flyttes til riktig arkiv, kopieres for sikkerhetskopi, eller slettes dersom de ikke lenger er nødvendige.
  • Sikre at tilgangsstrukturer er oppdaterte.
    • Eiere av et Team er selv ansvarlig for hvem som er medlemmer.
    • Informer alle på avdeligen.

Kort sjekkliste for å bli Copilot-klar

For brukeren:
  • Rydd opp i egne data.
  • Lær deg hvordan du gir gode instrukser til Copilot.
  • Kvalitetssikre alle svar du får fra Copilot.
  • Følg retningslinjene for personvern og informasjonssikkerhet.
For avdelingen:
  • Gjennomfør opprydding og klassifisering av alle lagringsområder.
  • Etabler rutiner for tilgangsstyring og revisjon.
  • Sørg for opplæring og kommunikasjon til alle ansatte.