UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 3662 Importering og fletting av mange mottakere ved ekspedering (masseforsendelse)

Dersom du skal sende et brev med likt innhold til et stort antall mottakere kan du, i stedet for å opprette ett dokument til hver mottaker, bruke flettefelt til å sette inn verdiene til hver enkelt mottaker.
Opprett et utgående brev
Først må du ha et dokument, og kunnskapsartikkel KI 3140 forklarer hvordan du oppretter et. Velg dokumenttype utgående brev.

Her kan du legge til mottakere manuelt eller følge veiledningen nedenfor for å importere en ferdig liste med mottakere.

For å bruke flettefelt må du bruke en tekstmal i Word med støtte for dette (noe alle standardmalene våre i WebSak har). Husk å flette filen på nytt dersom du har gjort endringer i mottakerlisten etter at Word-dokumentet ble opprettet (hvordan du fletter er forklart nedenfor).
Importer en liste med mottakere
Har du mange mottakere, kan du importere en ferdiglaget liste fra Excel. Du må da bruke en egen mal. Denne ligger vedlagt nederst i denne kunnskapsartikkelen.

Gjør følgende for å få importert en mottakerliste til et dokument i WebSak:
  1. Last ned Excel-malen (du finner den nederst på denne siden) og erstatt eksemplene som er oppgitt i tabellen med riktige verdier for dine mottakere.
    • For at brevet skal bli sendt som digital post via eFormidling må fødselsnummer eller organisasjonsnummer være utfylt for mottaker (i kolonne M). Brevet kan ekspederes som digital post til noen og som e-post (fra WebSak) til andre.
    • Skal brevet sendes til en mottaker på e-post, er det kun nødvendig å fylle ut navn og e-postadresse, i tillegg til å oppgi om vedkommende er en person. Grunnen til at vi må markere alle personnavn er at de ikke skal være søkbare i offentlig journal på eInnsyn etter 12 måneder. I kolonne N skriver du derfor 1 dersom mottaker er en person og 0 dersom det er en organisasjon. Er kolonne M (offentlignr) utfylt, kan feltet i kolonne N stå blankt ettersom WebSak da automatisk vil velge riktig verdi.
  2. Lagre Excel-filen når du er ferdig.
  3. Opprett enten et nytt dokument i WebSak som forklart ovenfor eller gå til et eksisterende dokument og velg Rediger dokument i kontekstmenyen (de tre prikkene).
  4. Gå til mottakerfeltet og klikk på menneskeikonet og deretter Avansert søk.
  5. I søkevinduet du får opp endrer du søkekilden til Import fra Excel.
  6. Du vil nå få mulighet til å importer Excel-filen din.
  7. Når du har gjort det, vil mottakerne listes opp under importbildet. Hak av for alle mottakerne og klikk på feltet Til slik at navnene legger seg i feltet Mottakere (velg eventuelt Kopi dersom du ønsker å legge til noen som kopimottaker).
  8. Når du er ferdig med å legge til alle mottakerne, klikker du på Lagre.

Flett filen på nytt
Dersom du har lagt til eller gjort endringer på mottakere etter at Word-dokumentet ble opprettet, må du flette filen på nytt.

Du kan ikke se verdiene til mottakerne i Word-dokumentet, så det er ikke mulig å forhåndsvise hvordan brevet vil se ut for de ulike mottakerne. Det er kun den mottakeren som ligger først i listen som vil være synlig for deg i brevet. Det kan derfor være lurt å flette på nytt før du ekspederer for å forsikre deg om at alle mottakerne blir flettet inn.

Slik fletter du:
  1. Dokumentet må ha status R.
  2. Gå til kontekstmenyen (de tre prikkene) på filen (altså brevet, ikke dokumentet/journalposten).
  3. Velg Flett på ny.



Ekspeder brevet til mottakerne
Når brevet er ferdig og alle mottakerne er lagt til, kan det ekspederes. Du kan ekspedere det som digital post til noen og som e-post til andre.

Kunnskapsartikkel KI 3188 forklarer hvordan du ekspederer et brev.