KI 0914 Hvordan arrangerer jeg et digitalt seminar?

For undervisning i vanlige fag/emner brukes Mitt UiB og de tilhørende verktøyene Zoom og Panopto.

For digitale seminarer, workshops, konferanser o.l. som ikke er del av undervisningen, gir vi noen råd og anbefalinger her.

Vi vil skille mellom

interaktive møter der flere/alle deltakerne skal være aktive, og
strømming av én eller noen få talere/forelesere til et publikum

Interaktive møter, seminarer, workshops

Slike arrangementer kan vanligvis avholdes greit med Zoom. (Se ellers våre anbefalinger for bruk av digitale møte- og samhandlingsløsninger.)

Gjør deg kjent med anbefalingene for sikker atferd i digitale møter! Dette er spesielt viktig for møter med mange eksterne deltakere.

Strømming av seminarer, debatter o.l.

For mindre grupper bør du bruke et vanlig digitalt møte i Zoom.

Hvis det er en mindre gruppe som skal snakke og en større (stor) gruppe som skal høre/se på, kan Zoom Webinar være et godt alternativ. Det gir bedre sikkerhet og er enklere for deltakerne enn et vanlig Zoom-møte. Se mer informasjon i KI 0945, "Slik oppretter du Zoom Webinar".

Det er viktig for en vellykket gjennomføring at man på forhånd har fordelt oppgaver og blitt enige om hvem som gjør hva under møtet. F.eks. kan det være lurt å ha en eller flere "administratorer" som passer på å slippe inn folk fra venterom, styre debatt, passe på kommentarfelt osv. Ved Zoom Webinar er det en forutsetning, siden kommentarer der ikke går i et chat-felt, men kommer inn til administrator. (Se også KI 0994 "Slik gjennomfører du Zoom Webinar" hvis du vil bruke Zoom Webinar.)

Utstyr i rom

Hvis noen av deltakerne skal være samlet i et undervisnings- eller møterom, mens andre skal delta over nett, er det viktig å sørge for godt lyd- og bildeutstyr i rommet. En konferansemikrofon/-høyttaler vil gi vesentlig bedre lyd enn utstyret som er innebygd i en bærbar PC!

Hvis det er flere aktive deltakere i rommet, f.eks. ved en debatt, er det absolutt best med utstyr som er spesiallaget og tilpasset for møterom. Et løst kamera og en konferansemikrofon/-høyttaler kan også fungere. Prøv helst ut utstyret og oppsettet på forhånd!

Se også vår informasjon om innkjøp av AV-utstyr til undervisningsrom, møterom o.l.

Strømming til YouTube?

Vi får noen ganger spørsmål om strømming til YouTube, kanskje mest fordi dette er noe man har hørt om. I praksis er det like enkelt for deltakerne - og vesentlig enklere for arrangøren - å følge arrangementet på Zoom. Dersom det likevel skulle være ønskelig å strømme et arrangement på YouTube på en konto som tilhører UiB, må dette planlegges i samarbeid med Kommunikasjonsavdelingen i god tid.

NB: Dersom du får feilmelding når du forsøker å strømme til Facebook eller YouTube, er trolig årsaken til at brukeren din er satt til en "On-Prem"-lisens.
Ta kontakt med IT-avdelingen for å få endret denne til en "Licensed"-type lisens.

MERK: En slik lisens benytter Zoom sine egne servere i Frankfurt for hosting av møter i stedet for Uninett sine servere i Norge.
Det er en lisenstype Uninett/UiB har fått lov til å bruke i mindre omfang i tilfelle det er spesielle behov for streaming.

Vær oppmerksom på at streaming av møter kan være i strid med GDPR-regler da møteinnhold kan gå utenfor EU.
Vi antar dette er forstått om man tenker å benytte tjenester som YouTube eller Facebook.

Distribuere opptak av arrangementet etterpå

Zoom (og Teams dersom man foretrekker det) har funksjon for å ta opp video av arrangementet. Dette opptaket kan distribueres på alle steder og måter man kan dele videofiler.