KI 2006 Status for journalposter og saker i Elements

Lurer du på hva de forskjellige statusene betyr i Elements?

Saksstatus

Statusen til en sak viser hvilket steg i saksbehandlingen den befinner seg på. Status styrer også hva de ulike rollene har anledning til å gjøre i saken.

Disse statuskodene benyttes:

R - Reservert: saken er opprettet av saksbehandler/leder. Sakseier kan redigere saksopplysningene.
B - Under behandling: saksopplysningene er kvalitetskontrollert av arkivtjenesten. En saksbehandler/leder kan ikke lenger redigere saksopplysningene.
F - Ferdig: saken er ferdigstilt av sakseier. Alle journalposter i saken er ferdig behandlet og ingen flere journalposter kan legges til.
A - Avsluttet: saken er avsluttet av arkivtjenesten. Ved periodisering av en arkivperiode, må alle saker være avsluttet.

Journalstatus

Statusen til en journalpost angir hvor langt en journalpost er kommet med registrering i journalen og arkivering av tilhørende dokumenter.

De vanligste journalstatusene er:

R - Reservert: journalposten er opprettet av saksbehandler/leder og er under arbeid.
S - Registrert av saksbehandler: saksbehandler/leder har opprettet et inngående brev fra en ekstern avsender.
G - Sendt til godkjenning: journalposten er sendt på godkjenning til leder. Saksbehandler har ikke lenger tilgang til å redigere. Det skal ikke manuelt endres til denne statusen (godkjenner vil da ikke kunne godkjenne), journalposten skal sendes på en godkjenningsrunde (se KI 2043).
F - Ferdig: journalposten er ferdig og kan ikke redigeres. Interne notater blir da "sendt" (gjort tilgjengelige for interne mottakere), mens utgående brev er klare til ekspedering (se KI 0276).
E - Ekspedert: journalposten er sendt til mottaker. Denne statusen brukes bare på utgående brev. Det skal ikke manuelt endres til denne statusen (brevet blir ikke sendt på denne måten). For å ekspedere en journalpost, se KI 0276. Dersom brevet er sendt utenfor Elements, legger du til forsendelsemåte og -status (se KI 2660).
J - Journalført: journalposten er kvalitetskontrollert av arkivtjenesten og opplysningene kan legges ut på offentlig journal for UiB.