Når du flytter filer fra fellesområdet til Teams, er det avgjørende å sikre at kun riktige personer har tilgang til dokumentene. Her er en oversikt over hvordan du administrerer tilgang på en trygg og strukturert måte:
1. Forstå Teams-strukturen
Team: Et team består av medlemmer som har tilgang til alle åpne kanaler og filer i teamet.
Kanaler: Kan være åpne for alle som er medlem i teamet (standard) eller private. Private kanaler har egne medlemslister og egne filområder.
2. Legg til riktige medlemmer
Gå til teamet → klikk på Flere alternativer (•••) → Administrer team.
Under Medlemmer, legg til personer som skal ha tilgang.
Du kan tildele roller:
Eier: Har full kontroll over teamet og kan endre innstillinger.
Medlem: Kan lese og redigere innhold.
Gjest: Eksterne brukere med begrenset tilgang.
3. Bruk private kanaler for sensitivt innhold
Hvis dokumentene inneholder sensitiv informasjon (f.eks. personopplysninger, budsjetter), opprett en privat kanal og legg kun til de som skal ha tilgang.
Husk: Filer i private kanaler lagres i en egen SharePoint-mappe med egne tilgangsinnstillinger.
4. Sjekk og juster filtilgang
Gå til Filer-fanen i kanalen → klikk på Åpne i SharePoint.
Der kan du:
Se hvem som har tilgang til hver fil eller mappe.
Endre tillatelser (les, rediger, fjern tilgang).
Dele filer med spesifikke personer med tilpassede rettigheter.
5. Unngå utilsiktet deling
Ikke bruk “Del med alle” eller “Alle med lenken” for sensitive dokumenter.
Bruk “Del med bestemte personer” og angi nøyaktig hvem som skal ha tilgang.