UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 3160 Tilgangsstyring i WebSak

(oppdatert )
Ved overgang til WebSak vil tilgangsstyring bli mer automatisert og i stor grad styrt direkte av ledere gjennom UiBtilgang. Dette er en mer sikker måte å tildele og vedlikeholde tilgang til skjermingsverdig informasjon på enn det vi har hatt tidligere.
Det følgende er et sammendrag av noen hovedpunkter om tilgangsstyring i WebSak. Se Tilganger og skjerming i WebSak for mer informasjon.
Overgang til WebSak
Alle ansatte som har hatt opplæring i WebSak eller har brukt Elements, vil automatisk få tilgang til WebSak. De som ikke har en konto, kan enkelt opprette en via UiBtilgang. Les mer om dette i kunnskapsartikkel KI 3162.

Ansatte kan uten videre fortsette å jobbe med de sakstypene de jobber med i dag, uavhengig av tilgangskode. Ansatte som jobber med HR- eller studiesaker, får automatisk tilgang til henholdsvis P- eller S-saker ved hele UiB.

Leder har tilgang til alle saker ved sin enhet.
Tilgangskoder i WebSak

Tilganger til dokumentasjon styres i stor grad av tilgangskoder og tilgangsgrupper.

Generelle tilgangskode i UiBs arkiv er:
  • INT brukes dersom informasjonen ikke skal skjermes.
  • TB brukes dersom det er behov for å skjerme noe og ingen annen tilgangskode passer. TB erstatter tilgangskoden UO i Elements.
  • IA brukes i særlige tilfeller hvor det er behov for streng skjerming og full kontroll over hvem som har tilgang.
    • Vær oppmerksom at postfordelere vil få tilgang også til dokumenter skjermet med denne tilgangskoden (IA) hvis den eller oppgaver knyttet til den fordeles til en enhet, ikke direkte til en person. De vil da beholde tilgangen inntil tilgangsgruppen fjernes fra dokumentet. Rådfør deg med brukerstøtten før du tar i bruk denne tilgangskoden.
Det er egne tilgangskoder for saksfeltene studie (S, ST, SX og VS), personal (P, PF, PT, PX og V), rekruttering (R), økonomi (Ø, IK) og forskning (FK). I tillegg er det noen spesielle tilgangskoder som bare brukes for noen typer dokumentasjon ved bestemte enheter.
Hvem har tilgang til hva?
Ved innføringen av WebSak er alle brukere forberedt for alle tilgangskoder utenom VS, V og IA og de spesielle tilgangskodene. Dette kalles også å være klarert for en tilgangskode eller å ha tilgang på personnivå. En bruker kan dermed opprette og få tilgang til slik dokumentasjon uten at de behøver å søke om tilganger.

Alle brukere er dessuten autorisert for tilgangskoden INT ved hele UiB. De har dermed tilgang til all dokumentasjon med tilgangskoden ettersom denne kun brukes på det som ikke krever skjerming.

Ledere er autorisert for de fleste tilgangskoder (unntatt IA og spesielle tilgangskoder) ved sin enhet.

Studiemedarbeidere og HR-/lønnsmedarbeidere har tilgang til dokumentasjon med tilgangskoder S og P, henholdsvis, ved hele UiB.

Det er også noen forhåndsdefinerte tilgangsgrupper som gir brukere tilgang til dokumentasjon de skal jobbe med på tvers av enheter.
Se også:
Detaljerte veiledninger:
  • KI 3162 Slik får du tilgang i WebSak
  • KI 1479 Hvordan ledere godkjenner tilgangsforespørsler
  • KI 3167 Hvordan kan leder delegere godkjenningsoppgaver for tilgang
  • KI 3164 Hvordan kan jeg se mine tilganger?
  • KI 3165 Hvordan kan leder se tilganger for sine medarbeidere
Les mer: