UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 3669 Publisering på eInnsyn av møtedokumenter (for styrer/råd/utvalg utenfor Møte+)

(oppdatert )
Denne kunnskapsartikkelen forklarer hvordan du får fulltekstpublisert dokumenter fra et møte i et styre, råd eller utvalg som ikke har tatt i bruk møtemodulen Møte+.
Publisere dokumenter
Møtedokumenter skal publiseres på eInnsyn. For at disse skal fulltekstpubliseres slik at filene ligger åpent tilgjengelig for alle, må du huske på to ting:
  • ved oppretting av saken i WebSak må du velge saksmalen "Møtesak (med fulltekstpublisering på eInnsyn)". Dette fordi malen har sakstypen MØTE som bestemmer at dokumentene kan fulltekstpubliseres.
  • dokumentene må ha tilgangskode INT.

Gjør følgende for å opprette dokumenter som skal fulltekstpubliseres:
  1. Opprett en sak. (Les kunnskapsartikkel KI 3132 for veiledning.)
  2. Bruk saksmalen Møtesak (med fulltekstpublisering på eInnsyn). Søk på "møte" i saksmalsfeltet dersom du ikke finner den.
  3. I tittelfeltet erstatter du teksten innenfor klammene < > med navnet på det aktuelle styret/rådet/utvalget og årstallet for møtene (eventuelt dato dersom du ønsker å ha én sak per møte istedenfor per år).
  4. Klikk på Lagre.
  5. Stå i saken og importer/opprett møtedokumentene (innkalling, protokoll, saksframlegg). Bruk dokumenttype Internt notat uten oppfølging (X). (Veiledning for oppretting av et dokument finner du i kunnskapsartikkel KI 3140.)
  6. Så lenge dokumentet har tilgangskode INT blir filen(e) fulltekstpublisert (tilgangskoden arves automatisk fra saken).
    • NB! Inneholder en fil opplysninger som skal skjermes fra offentligheten og derfor ikke kan fulltekstpubliseres, må du endre tilgangskode. (Les om de ulike tilgangskodene her.)
  7. Ekspeder/ferdigstill dokumentet (se kunnskapsartikkel KI 3190). For at et dokument skal kunne publiseres, må arkivtjenesten først journalføre det, og det kan vi ikke så lenge det har status R (Reservert).
Arkivtjenesten vil publisere dokumentene fortløpende på eInnsyn, men skulle det haste å få noe publisert, ta kontakt med vår brukerstøtte og forklar hvilke dokumenter det gjelder.
Finn dokumentene på eInnsyn
Søker du på navnet på et styre, råd eller utvalg i søkefeltet på eInnsyn vil du få opp alle dokumenter og saker med det navnet i tittelen. Søkeresultatet er gjerne mer oversiktlig hvis du filtrerer på Saker under dokumenttype og Universitetet i Bergen under Stat. Da kan du klikke deg inn på riktig sak og finne dokumentet der.


Du kan få en lenke til dette søket ved å klikke på Del til høyre over søkeresultatet og velge Kopier lenke.