UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 3669 Publisere møtedokumenter på eInnsyn fra WebSak: møteorgan som ikke bruker Møte+

(oppdatert )
Denne kunnskapsartikkelen forklarer hvordan du får fulltekstpublisert dokumenter fra et møte i et styre, råd eller utvalg som ikke har tatt i bruk møtemodulen Møte+.

Hvis møteorganet bruker møtemodulen, se kunnskapsartikkelen KI 3726.
Fremgangsmåte i WebSak
Møtedokumenter publiseres på eInnsyn. For at disse skal fulltekstpubliseres slik at filene ligger åpent tilgjengelig for alle, må du huske på to ting:
  • ved oppretting av saken i WebSak må du velge saksmalen "Møtesak (med fulltekstpublisering på eInnsyn)". Dette fordi malen har sakstypen MØTE som bestemmer at dokumentene kan fulltekstpubliseres.
  • dokumentene må ha tilgangskode INT.

Gjør følgende for å opprette dokumenter som skal fulltekstpubliseres:
  1. Opprett en sak. (Les kunnskapsartikkel KI 3132 for veiledning.)
  2. Bruk saksmalen Møtesak (med fulltekstpublisering på eInnsyn). Søk på "møte" i saksmalsfeltet dersom du ikke finner den.
  3. I tittelfeltet erstatter du teksten innenfor klammene < > med navnet på det aktuelle styret/rådet/utvalget og årstallet for møtene (eventuelt dato dersom du ønsker å ha én sak per møte istedenfor per år).
  4. Klikk på Lagre.
  5. Stå i saken og importer/opprett møtedokumentene (innkalling, protokoll, saksframlegg). Bruk dokumenttype Internt notat uten oppfølging (X). (Veiledning for oppretting av et dokument finner du i kunnskapsartikkel KI 3140.)
  6. Så lenge dokumentet har tilgangskode INT blir filen(e) fulltekstpublisert (tilgangskoden arves automatisk fra saken).
    • NB! Inneholder en fil opplysninger som skal skjermes fra offentligheten og derfor ikke kan fulltekstpubliseres, må du endre tilgangskode. (Les om de ulike tilgangskodene her.)
  7. Ekspeder/ferdigstill dokumentet (se kunnskapsartikkel KI 3190). For at et dokument skal kunne publiseres, må arkivtjenesten først journalføre det, og det kan vi ikke så lenge det har status R (Reservert).
Arkivtjenesten vil publisere dokumentene fortløpende på eInnsyn, men skulle det haste å få noe publisert, ta kontakt med vår brukerstøtte og forklar hvilke dokumenter det gjelder.
Lenk til dokumentene på eInnsyn fra møteorganets nettside på uib.no
Sørg for at møteorganets nettside på uib.no har en lenke til et forhåndsdefinert søk eller én eller flere konkrete saker på eInnsyn.

KI 3705 Søke opp møtedokumenter og andre dokumenter på eInnsyn beskriver hvordan du oppretter en slik lenke, og hvordan en kan søke opp møter, saker og dokumenter på eInnsyn.

Hvis møteorganet mangler en nettside, ta kontakt med kommunikasjonsavdelingen.
Finne dokumentene på eInnsyn
Se kunnskapsartikkel KI 3705 Søke opp møtedokumenter og andre dokumenter på eInnsyn for informasjon om hvordan best søke opp dokumenter på eInnsyn.